毎日新聞旅行の企画運営および新聞販売店支援などを行う毎日新聞大阪開発株式会社様。業務が属人化しており、バックオフィス業務のDX化が課題であると感じていました。
ナレッジラボの導入支援サービスとクラウドツール導入により、属人化の解消、全社的な精算業務の効率化のみならず、キャッシュレス化の推進を実現しました。
詳しいお話を、同社の浦窪様・橋本様・柴田様・宮岡様に伺いました。
事業内容
弊社は、旅行企画、新聞販売店支援を中心に、保険サービス、エンターテインメント、カルチャーイベントの開催などを行っています。
紙のやりとりで工数がかさんでいた経費精算業務
経費精算業務は主に交通費・出張費の精算などがあったのですが、紙ベースで処理を行っていました。具体的には、経費の精算が必要な従業員全員のPCに会計ソフトを入れて、各自で伝票を入力した後、出力した紙に領収書を貼り付け、ハンコを押して提出してもらっていました。
この方法では、大きく工数がかかってしまいますし、伝票を紛失してしまうなどの問題がありました。
属人化の課題・インボイス対応をきっかけにクラウドツール導入
経理業務は特に紙ベースで行うことが多かったこともあり業務の属人化が著しい状況でした。そのため、チームで業務を標準化するためにも経理業務をクラウド化するツールが欲しいと感じていました。また、インボイス対応、改正電帳法対応が必要になるタイミングだったため、これを機にクラウドに移行しようと決断しました。
マネーフォワードクラウドシリーズは、ネットで検索する中で見つけ、説明を聞いてみてわかりやすかったので、トライアルをしました。結果、営業担当の方が親切でコミュニケーションをとりやすかったこともあり、導入を決めました。
社内でペーパーレス化、キャッシュレス化をしようという機運があったのもきっかけになりました。
複雑な業務の解剖と整理を実現
先述の通り、属人化により担当者ごとに独自のやり方が決まっており、ブラックボックス化していました。そこに、第三者的な立場としてナレッジラボの導入支援が介在してくれたことによって、複雑になっていた業務フローが解剖され、きれいに整理されました。同じことを自社だけでやろうとしても、最初の整理の段階で立ち止まってしまっていたと思います。
ナレッジラボのコンサルティングを受けたことで業務を標準化することができたため、属人化が解消されました。
また、導入支援担当が経理に強いおかげで、弊社独自の勘定科目などもきれいに整理してもらい、元々使っていた会計ソフトとマネーフォワードクラウド経費との繋ぎ込みなども丁寧にバックアップしていただいた点は助かりました。
設定方法などを提案していただく際には、複数パターンを作って「御社の運用したい形、やりやすい形を選んでください」と、弊社の側に立って選択の幅を与えてくれたのも有り難かったです。
安心感のある導入支援サポート
運用についてのアドバイスをもらえた点でもとても助かりました。
これまで二度手間、三度手間かかっていた業務を簡単にする運用方法など、自分たちでは持ち得ないノウハウを教えてもらえたので、より業務を効率化することができました。
他にも、導入支援期間中に質問が出た際には、チャットサポートを使って質問すると、すぐ返答をいただけたので疑問点をため込まずに解消でき、作業に詰まることがなかった点も嬉しかったです。
また、こちらの質問が難しかった際にも、「わかりません」という回答はなく、質問内容について紐解くようにコミュニケーションをとっていただき、非常に安心感がありました。
精算業務を大幅に削減
導入後は、債務管理と経費については紙での業務が削減されました。それに伴い、部門とのやりとりにかかっていた工数は半分ほどに削減できるようになりました。
上長が出先でも申請承認できるようになったため、上長が不在だと申請が回らないということがなくなり、経費精算の業務が全社的に効率化・スピードアップしました。
また、紙での精算が不要になったことで移動の「合間」でも経費精算ができるようになり、
月末まで領収書をためていなくても都度登録できるので、紛失してしまうという心配も解消することができました。
さらに、マネーフォワードクラウド経費では交通費がICカード連携できるため、交通費の精算業務の工数は1/3にまで削減することができました。
キャッシュレス化の促進
クラウドツール導入の動機であるキャッシュレス化も大きく進みました。
経費精算が必要な従業員全員にマネーフォワードビジネスカードを配りました。ビジネスカードはマネーフォワードクラウド経費に連携しています。そのため、わざわざ仕訳として入力する工数が削減され、とても楽になりました。
マネーフォワードクラウドシリーズに切り替えるにあたって従業員全体に説明をした際は、今までの経費精算にかかる負担が格段に軽くなり、効率的になることに驚かれました。
もちろん、今までとやり方が変わるという意味では一時的に動揺する雰囲気はあったものの、マネーフォワード社で開催している使い方のセミナーを案内したり、全社にこまめにアナウンスしたりするなど、浸透させる工夫をしました。
また、ナレッジラボの導入支援担当にも、どのように浸透させたらいいか？という相談に乗ってもらえたのが有り難かったです。各部の上長から使ってみてもらうと、メンバーにも浸透しやすいとアドバイスをいただき、実際そのように進めました。
「効率化によって事業の成長を促す」
クラウドツールを導入したとはいえ、一部、まだ紙は残ってしまっているので、今後は完全にペーパーレス化、デジタル化を目指していきたいです。
紙が不要になれば、現場も手間が省けて効率化することができます。
効率化自体は目的ではありません。
全社の効率化によって、浮いた工数を新しいチャレンジや事業の成長に生かして欲しいです。それがバックオフィス改革の意義であると考えています。（浦窪社長 談）
会社概要
- 毎日新聞大阪開発株式会社
- 毎日新聞旅行の企画運営および新聞販売店支援事業などを展開。
- https://www.mainichi-ok.co.jp/info/company.html
※上記インタビュー内容は2024年6月25日時点の情報です。
