株式会社セレッソ大阪様は、サッカー等のスポーツの興行およびスポーツスクールの企画・運営のほか、サッカー技術の指導ならびにサッカー選手・指導者の養成などを行なっています。

そんな株式会社セレッソ大阪様は、下記を課題に感じられていました。
・勤怠データの集計に膨大な工数がかかる
・紙での業務が多く、業務が滞る
・経費精算の確認作業に時間がかかる

そんな課題をマネーフォワードクラウドを活用したナレッジラボのコンサルティングによってどの様に解決したのか？を伺います。

紙での申請で膨大な工数がかかっていた勤怠締め業務

当初は、月次の勤怠締めの工数が大きくかかっていました。
勤怠を締めてから1週間以内に、社員・サッカースクール運営会社合わせて60名の出退勤データの入力および出張の判別を行わなければならず、膨大な工数がかかることが課題でした。

また、休暇や残業の申請は紙で行い、上長の承認を得るフローになっていたことから、上長不在時には承認が滞ることがあり、スムーズな運用が出来ているとは言い難い状況でした。

クラウド勤怠導入により作業時間短縮・リモートワークも実現

クラウド勤怠を導入したことで、日々の勤怠データの管理工数が減少しました。
また、クラウド勤怠から給与システムへデータをインポートもできるため、勤怠締めのたびに給与システムへ社員全員の勤怠データを入力する必要がなくなり、作業時間の短縮に成功しました。

クラウド化を行ったことで、上長が出社しなくても休暇・残業申請の確認や承認が可能になりました。コロナ禍でのリモートワークを実現したほか、大量に溜まっていた紙の書類がなくなったことで、書類を探す手間が省け、確認作業も行いやすくなりました。

多くの確認工数を要する経費精算業務

経費申請の申請者は、仕訳伝票に領収書を付けて申請するフローをとっていました。また、近距離精算では金額をまとめて申請するフローのため、交通費と領収書の突合を行う必要があり、確認に多くの時間を費やしていました。
さらに、領収書が複数枚ある場合、領収書を重ねて貼る社員や日付順に貼らない社員とバラバラのため、領収書の確認工数が膨大でした。

10日に一度の頻度で経費精算を行っていたため、大量の領収書と仕訳伝票の突き合わせ工数が多大な負担になっていました。
社内の入力ルールに沿った仕訳伝票が作成されていないこともあり、差し戻しや問い合わせ対応も多発していました。さらに、日当の計算も複雑なため、担当者の総作業時間は膨大でした。

また、出張の多い社員がいるため、オフィスに出社するタイミングでまとめて経費精算を行っていました。そのため、管理部側で一度に大量の仕訳伝票と領収書を確認する作業が発生していました。
また、承認者が出張中の場合には、申請者から提出される紙の仕訳伝票と領収書の確認を行うことが出来ないなど、業務がスムーズに進められないという課題もありました。

クラウド化によってこまめな申請が可能になり、確認業務が平準化

クラウドツールを導入したことで、承認者は、申請者が写真で添付した領収書をワンクリックで確認できるようになりました。それにより従来の、重ねて貼ってある領収書を1枚ずつ確認する作業が不要になり、大幅に工数が削減されました。

また、システムに仕訳情報を既に設定しているため、社員が適切な仕訳を入力することができるようになり、仕訳誤りに伴う担当者への差し戻し作業が減少しました。複雑だった日当の計算も自動計算になったことで、作業負担が軽減し本来の業務に集中できる体制が整いました。クラウド化を行ったことで、申請者は出張時でもPCやスマホからこまめな申請が可能になりました。
結果、経理担当者の確認業務が締め日に集中せず、平準化されました。

実際の改善取り組み内容

現在の業務フローを丁寧にヒアリングし、課題を適切に抽出し整理。複雑な日当計算なども適切に自動化ルールを設定、新たな業務フローを構築
訪問、WEB会議、チャットを通じて、適宜サポート
運用サポート中は導入したツールへの細やかなサポートだけでなく、今後のクラウド導入に関する相談にも対応

システム導入成功のポイント

オンラインでも、ナレッジラボの担当者ができるだけ画面を一緒に見ながら説明をしてくださったのがありがたかったです。ただ操作を説明するだけではなく、一緒に操作することで、システムの仕様理解をしやすかったと感じています。

また、導入の最初の段階で、ITが苦手な社員にも、管理部が導入サポートを丁寧に行いました。クラウドツールの動かし方を理解していると、クラウドのスピード感・便利さがより伝わるので、全員に伝わるわかりやすい説明を心がけています。会社のシステムに沿ったマニュアルの作成を行い、管理部側が積極的に情報発信やサポートも行っています。