【入社手続き】会社と従業員を守る入社誓約書テンプレートと書き方

採用面接の結果、採用が決定したら次は入社手続きです。

入社手続きはいろいろと大変ですが会社と従業員を守るために必要な手続きも多いです。

その中でも、重要な入社誓約書の書き方を今回は解説します。

なお、この記事は「ハローワークで正社員の採用を失敗しないための7つのステップ」のStep6 入社手続きを行うに関連する記事です。社員採用の全体フローは、こちらを参考にしてください。

関連記事:ハローワークで正社員の採用を失敗しないための7つのステップ

入社誓約書とは

入社誓約書は、従業員を採用する際に、会社の方針を従業員が理解・遵守し、会社に損害を与えないようにするための書類です。

従業員が会社の一員として守ってもらいたいことを書面で確認し、約束してもらうための重要な手続きです。

入社誓約書に違反した場合の損害賠償等の根拠は就業規則となるケースが多いですので、入社誓約書と合わせて就業規則をきっちり整備することも重要なポイントの一つとなります。

入社誓約書の書き方

それでは、入社誓約書の書き方をみていきましょう。

まずは、入社誓約書の様式をダウンロードしましょう。

入社誓約書は、労働法で義務付けられている書類ではないため、様式や内容に決まりはありません。会社として従業員と約束をかわしておきたいことを盛り込んでいきましょう。

なお、以下に記載してある項目はあくまで一例であり、会社によって、業種や慣行によって内容も異なれば、効果や効力も異なります。以下を参考にしながら自社に最適な入社誓約書を作っていってください。

服務規定の遵守

会社の基本的な労働に関するルールである就業規則をしっかり守ってもらうという基本的な約束事やその他の会社の諸規定や組織としての規律を守ってもらうということを記載しています。また、従業員として会社の業務に専念してもらうことも書いています。

まずは当たり前の話を確認することが重要となります。

秘密保持を約束

従業員は、会社の業務を行うにあたって様々な情報に触れることになります。その中には社外に漏れることで取引先などに損害を与えたり、自社のノウハウの流出など、大きな損害につながるような機密事項があると思います。

そのため、入社時にこのような機密事項を流出させない、不正に利用しないことを約束することが重要となります。

また、退職後にも同じような秘密保持の約束をすることも同様に重要です。

虚偽がないことを確認

採用時に提出してもらった履歴書や職務経歴書に記載してある学歴や職歴、資格等に虚偽がないことを確認しています。

また、面接時に受け答えをした内容についても、虚偽がないことを改めて確認おきます。

人事方針への遵守

事業の進展や採用する従業員の特性に応じて、業務内容の変更を命じたり、勤務場所の変更や転勤など勤務地の変更、その他会社としての人事方針に従うことを確認しておきます。 こちらについては、求職票や募集要項、採用面接時に確認するなど、採用に至るまでにしっかりと説明した上で、入社誓約書に盛り込むことがポイントとなります。

ソーシャルメディア等に関する約束

最近は、フェイスブックやツイッター、ラインなど、多くのSNSで個人的に情報を発信している人が多くいます。悪意がなく軽い気持ちでフェイスブックやツイッターに機密事項に関する情報を書き込んだり、会社の名誉を毀損するような書き込みをすることによって、会社に損害を与えてしまうというトラブルが発生しています。

安易にSNSで業務に関することを書き込まないための確認も含めて、入社誓約書に折り込むことも有効です。

退職時の従業員引き抜き防止

従業員が退職と同時に、従業員を引き抜いてしまうと、会社にとっては大きな損害となることがあります。優秀な社員を引き抜かれることによって、組織としての大きな穴があくことはもちろん、営業ノウハウの流出や顧客流出にもつながることもあり、会社と残った従業員を守るためにはしっかり防止しないといけませんケースは多いのではないでしょうか。

退職時の顧客持ち出し防止

従業員が退職と同時に、顧客を持って出て行ったり、顧客リストを持ち出すことも会社の売上を直接的に減少させることになり、会社に大きな損害となるケースがあります。

こちらも従業員の引き抜きと同様、会社と残った従業員を守るためには防ぐ必要があります。

なお、禁止する期間ですが、あまりに長い期間禁止とすると退職者の制約が強くなりすぎるということから、無効とされる可能性がでてきてしまいます。したがって、禁止期間は退職後1〜2年以内を目安に設定するケースが多いのではないかと思われます。

損害賠償

入社した従業員が故意または重大な過失(わずかに注意すれば防ぐことができたと思われる、ほとんど故意に近い著しい注意欠如の状態)で会社に損害を与えた場合には、その損害を賠償する責任を負う旨を約束しています。

ここで留意していただきたいのは、この時点で損害額を予定することはできないという点です。あくまで発生した時点での損害額について賠償の責任があるということしか約束できません。

署名・記名捺印

最後に会社宛てに採用した従業員の住所を記載し、氏名を署名した上で、捺印してもらいます。

従業員の氏名は、自筆してもらうようにしましょう。

また、日付は従業員が署名した日の日付とします。