顧問先への訪問なしでも顧客満足を高めるwebビデオ会議の使い方

会計事務所にとってお客様である顧問先といかに円滑にコミュニケーションをとっていくかは重要なポイントです。

できれば、定期的に訪問し、フェイストゥフェイスでコミュニケーションを取るべきですが、地理的に離れていたり、費用対効果からなかなか対面でのコミュニケーションが難しい場合も多いのではないでしょうか?

今回は、遠隔地の顧問先など定期的な訪問が難しい顧問先に対して、私たちが実践しているクラウドを活用して十分なコミュニケーションを取る方法を共有します。

訪問せずにwebビデオ会議をする

私たちの顧問先は、遠隔地のお客様が多く、以前から訪問することのコスト(移動時間や交通費など)の問題を抱えていました。

この問題を解決するために導入したのが、webビデオ会議です。

ここ数年、web技術の発達によって、webビデオ会議のクオリティが高くなってきており、web会議で違和感なくフェイストゥフェイスでコミュニケーションを取ることができるようになっています。

顧問先にも、これまでとやり方が変わるので、ご負担はおかけするのですが、顧問先としてもメリットがあります。

それは、訪問であれば、数週間前からアポイントをとって、会計事務所対応にある程度の時間を拘束されることになりますが、web会議でしたら、隙間時間を使ってやりとりをすることができたり、時間調整やリスケジュールも双方にとって比較的ストレスなく対応できるからです。

したがって、これまで訪問できていなかった顧問先にweb会議を導入すると喜ばれるのはもちろんですが、これまで訪問していた顧問先をweb会議に切り替えて喜ばれることもありますので、おすすめです。

簡単に使えるビデオ会議クラウドのAppear.in

https://appear.in/

私たちが顧問先とのビデオ会議をする際に使っているwebビデオ会議システムはappear.inです。

これは無料で使えるとても便利で使い勝手のいいWEB動画ミーティングツールです。

WEB動画のミーティングといえば、Skypeが有名で使ったことがある方もいらっしゃるかもしれません。Skypeもとても便利なWEBミーティングツールなのですが、Skypeには不便な点もあります。

それは、以下の3点です。

  • ビデオ会議をしたい相手のパソコンにSkypeをインストールしてもらわないといけない。
  • ビデオ会議をしたい相手にSkypeの会員登録をしてもらわなければならない。
  • ビデオ会議をしたい相手のSkypeIDを確認しなければならない。

この3点がSkypeの不便な点ですが、特に顧問先がパソコンに詳しくなかったりすると、SkypeのインストールやIDの確認などで顧問先に手間をかけてしまうことになります。

この点、appearinは、インターネットにつながっているパソコンさえあればインストールしなくても会員登録しなくても使えるという点で、顧問先への負担を大きく減らすことができます。

appear.inの使い方

使い方は、非常に簡単です。

  1. appear.inでwebビデオ会議に使用するURLを設定します(https://appear.in/〇〇の〇〇を自由に設定するだけです)。
  2. 1で設定したURLを顧問先にチャットかメールで送信する。
  3. 顧問先が2のURLをクリックする。

これだけで、webビデオ会議を始めることができます。

すごく簡単です。

また、WEBの最新技術であるwebRTC(リアルタイムコミュニケーション)という技術を使っていることから、通話の品質も安定して、セキュリティーも十分担保された仕組みとなっています。

さらに、通話中にappear.inの中で相手とチャットまでできますので、テキストベースでのサポートもリアルタイムですることができます。

appear.inの不便な点

ただ、Appear.inにも不便な点があります。

それは、InternetExploreで使えないという点です。

クラウド会計を使っている顧問先なら多くの方がGoogle chromeかFirefoxなどを使っていると思いますので、大きな問題はないと思いますが、もしInternetExploreしか使っていなければ、Google chromeかFirefoxをインストールしてもらう必要があります。