毎月の交通費精算に追われているあなたに【関西編】

定期的にやってくる旅費交通費の精算。いつも締切日に追われながら処理していませんか?

過去1ヶ月のカレンダーとスケジュールを照らし合わせ、例えば、「5月9日」は「JR大阪駅→JR京都駅」に移動したので「540円」、とExcelなどでポチポチ入力している会社もまだ多いと思います。

今回は、毎月の交通費精算をかなり楽にするためのツールとして、スマートICOCAとPITAPAの使い方をご紹介します。

関西での鉄道移動はICOCAかPITAPAでほぼ対応
関西での交通系のICカードとしてメジャーなのは、今さらここで説明するほどのことでもないですが、ICOCAかPITAPAです。

交通費精算を楽にするための重要なポイントは、ICOCAとPITAPAが相互に利用可能な点です。

1 ICOCAに前払いでチャージしている場合にはPITAPAエリアでも使用できる

2 PITAPAに前払いでチャージしている場合にはICOCAエリアでも使用できる

つまり、どちらか1枚を持っておけば、関西の主要な鉄道はほぼ乗車可能になるのです。

スマートICOCAとPITAPAの利用履歴を利用しよう
交通費精算を楽にするためには、インターネット経由で会員サイトから過去の利用履歴をダウンロードできるということが条件となります。これに対応できるのがスマートICOCAとPIPTPAとなります。

方法はすごく簡単です。月中は何も考えずに、経費となる交通費は可能な限り(基本的には全て集約する方が便利です)スマートICOCA又はPIPAPAで支出します。そして、翌月初に1ヶ月分をまとめて利用履歴をダウンロードし、交通費精算用のデータとして利用します。これだけです。

たったこれだけですが、Excelで入力していた場合に比べて、交通費精算の手間が毎月一人あたり1~2時間は減るのではないでしょうか。

なお、「スマートICOCA」ではなく、「ICOCA」では、会員サイトから利用履歴をダウンロードする仕組みがない点は注意です。また、PITAPAは後払い方式のICカードですが、前払いでチャージした分の履歴も残っています。

クラウド会計を使うともっと便利!
クラウド会計やクラウド型の経費精算サービスは非常に便利で、スマートICOCAやPIPTAと連携させておくと、めんどうな会計帳簿を作成するのがびっくりするぐらい楽になります。

パターンとしては主に以下の3つぐらいに整理されると思います。

① 交通費精算を使うのは自分1人(個人事業主、社長など)だけの場合
スマートICOCAやPITAPAをクラウド会計に連携させましょう!
② 使うのは自分1人であるが、交通費以外の経費もまとめて精算したい場合
クラウド型の経費精算サービスを利用しましょう!無料で使えるものもあり、交通費のみならず、他の経費精算の手間もかなり減ります。
③ 個人、法人を問わず、従業員の交通費やその他の経費精算も行いたい場合
②と同様にクラウド型の経費精算サービスを導入しましょう!従業員の経費精算の手間が大きく減ります。
まとめ
1 鉄道移動は、従業員分含めてスマートICOCAかPITAPAに切替えましょう!
2 交通費精算は、ICOCA又はPIPATAのダウンロードデータをそのまま利用することでOKという方針にしましょう!
3 会計帳簿までもっと楽チンにしたい場合は、クラウド会計を導入しましょう!
4 さらに経費精算の手間を減らしたい場合には、クラウド型の経費精算サービスを導入しましょう!