クラウドでタスク管理するならこのツールがいい

うっかりやるべきことを忘れてしまっていた経験はないでしょうか?

重要取引先との商談を忘れたりしたら大変ですよね。それをリカバリーしようとすると時間もお金もかかります。

最も大きな損失は信頼です。信頼を失った場合は時間やお金では解決できない場合もあります。

場合によっては取引関係の破談や取引中止になることも考えられます。

クラウドのタスク管理ツールを活用すれば、そんなリスクも未然に防ぐことができます。

タスク管理を何でする?

紙媒体

手帳やノートなど紙媒体でスケジュールやタスク管理をされている方が多いと思いますが、結構危ないのが紙媒体での管理です。

ノートに書いて、そのノートをどこかに置き忘れてきた場合、やるべきことが全くわからなくなります。しかも、セキュリティーレベルはゼロでノート見られたらまずいことが起きてしまいます。

付箋でパソコン等に貼るのも、その付箋をなくす可能性があるためやめておいた方がいいでしょう。

クラウドツール

タスク管理はいつでもどこでも、すぐに入力できることが重要です。

その点、クラウドツールは、基本的にインターネットにつながったスマートフォンやパソコンがあれば、すぐにスケジュールややるべきことを入力したり修正したりできます。

また、セキュリティも紙媒体よりははるかに高く、安全です。

したがって、インターネット環境が発達した今、クラウドツールでのタスク管理がベストです。

タスク管理の3つのコツ

シンプルなツールを選ぶ

選ぶポイントは「シンプルなソフトかどうか」です。

多機能なアプリは使いこなせなくなるのがおちです。

経営者は常に忙しく時間に追われています。 極限までシンプルなもので、使いやすさを最優先しましょう。

すぐ書く

すぐに書く習慣をつけましょう。

秘書がいるような大企業の役員は別ですが、スモールビジネスや中小企業の経営者は自分でタスク管理をすべきです。

まず、タスクができたらすぐに入力するクセをつけましょう。 落ち着いたら書こうとしていると絶対に忘れます。

書くのは30秒でできますので、todoができた瞬間に必ずその場でタスク管理ソフトに入力しましょう。 その30秒がアポ忘れによる大事故を防ぎます。

毎朝見直す

タスクは定期的に見直さないと全く意味がありません。

毎日特定の時間に見直すクセをつけましょう。 特に移動時間、朝の通勤時間がおすすめです。 タスクをチェックしながら頭の中で今日の仕事の段取りを考えていきましょう。

また完了したタスクで消し漏れがないか、毎朝に全体を整理し定期的に見なおしていきましょう。

おすすめのクラウドツール

todoist

いろいろな端末で操作可能

データがクラウド上にあるため、パソコン、スマホ、タブレットなどいろいろな端末で操作が可能です。

対応媒体は「iOS、Windows、Android、クロム、safari、firefox」などほぼ全てのOSで動きます。

私はiPhoneとノートPCをメインで、外出先ではiPhoneで入力し、時間ができたらノートPCでtodoを整理という形にしています。

出先でもiPhoneでフリック入力をすればすぐに入力できます。

見た目がシンプルで操作が軽い

todoistはとにかく見た目がシンプルです。 余計な広告も入っておらず、直感的に使いはじめることができます。

また、クラウド上で動作しますが、操作感が非常に軽いです。 全くストレスなく使うことができます。 ・プロジェクトでタスクの種類分けが可能

私の場合、プロジェクトはお客様名とし、お客様タスクに入力しています。

例えばプロジェクトを取引先である「A社」とし、A社に関連するタスクとして「請求書発行」や「担当者〇〇さんに電話する」など入力していくことができます。

私がメモしているのは以下です。

  1. 訪問時にこちらが話したこと
  2. 次回訪問時までの宿題
  3. お客様が気にされていること

これらを定期的に見なおしています。

無料で豊富な機能

有料プランもありますが、基本的に無料で充分使えます。

タスクの期日管理や優先度管理機能もありますが、最初はプロジェクト機能だけで充分です。 まずは使い始めてみて、慣れてきたら他の機能も活用していきましょう。