税理士が解説!スマレジで簡単に在庫を管理する手順と便利な使い方

店舗を経営する上で、外せないのが在庫の管理です。

スマレジでは全てのプランで在庫管理を行うことができます。リテールビジネスプランを選択している事業者はさらに高度な在庫管理が可能です。

今回は、税理士である私がスマレジを使って在庫管理をするために、どのような使い方をすればよいのかについて解説していきます(リテールビジネスプラン以外の在庫管理機能を対象とします)。

在庫管理とは

在庫管理というと、手間がかかり、ややこしいといったイメージをお持ちではないでしょうか?

在庫管理とは、文字通り、お店や倉庫にある自分のお店や会社が所有している商品などの在庫の数、質を保つための業務です。

これをやらないと、お店や会社は利益が出ません。

一般的には、在庫管理を行うと次のようなメリットがあります。

  • 欠品を防ぐことができる
  • 仕入発注のタイミング及び仕入数量を管理することができる
  • 実際の在庫数量とスマレジ上の在庫数量を比較することで、棚卸の減耗等を把握することができる。

在庫は、お金を払って仕入先から購入したものです。すなわち、お金が形を変えた資産です。

したがって、在庫を管理することはお金を管理することを意味します。

今まで在庫管理を行っていなかった事業者さんも、スマレジ導入を機に、在庫管理を始めてみましょう。

スマレジの在庫管理機能は非常にシンプルに設計されています。また、スマレジではレジの販売機能を有しています。

販売した商品の数量は自動的に在庫からマイナスされ、現時点の在庫をリアルタイムで管理、把握することができます。うまく使えば、在庫を適切に管理できるため、ぜひトライしてみてください。

スマレジで徐々に在庫管理を始めてみる

最初から全ての在庫を管理することが望ましいですが、商品点数が多い場合や在庫管理に対応する人員が不足している等の事情があり、現実的に難しい場合もあります。特に、スマレジを使い慣れていないと、在庫管理まで全部やるということにハードルを感じることが多いと思います。

その場合は、段階的に在庫管理を始めるのも一つの方法です。

例えば次のような商品から在庫管理を始めてはいかがでしょうか。

  • 経営上、重点管理したい商品
  • 看板商品等の欠品が許されない商品
  • 仕入の発注から納品までに時間がかかる商品
  • 仕入ロットが大きい商品

スマレジでの在庫管理に徐々に慣れていって、在庫管理する商品点数を徐々に増やしていく方法をとることもできます。

気負わず、できるところからやっていきましょう。

簡易な在庫管理(リテールビジネスプラン以外)

リテールビジネスプラン以外の場合は、簡易な在庫管理を行うことができます。

管理するには「スマレジのiPadアプリから入荷数を入力する方法」又は「スマレジ管理画面から在庫数を入力する方法」をとることができます。

どちらも簡単ですので、順番に見ていきましょう。

スマレジのiPadアプリから入荷数を入力する方法

スマレジアプリから在庫の入荷手続きを行うことができます。

iPad等のタブレットで行うことができるので、店舗で入荷した商品を見ながら行うことができます。

入荷手続きを行ってみましょう。まず、スマレジのメインメニューから「在庫管理」を選択します。

そうすると、在庫管理画面に移りますので、この画面で「商品の在庫入れ」を選択します。

ここで入荷手続きを行う商品を選択します。

画面右下の「+」ボタンをクリックし、対象商品を選択します。

ここでは商品リストから選びます。

今回は焼酎を3本入荷した前提で進めてみます。商品一覧から「焼酎」を選択します。

次に入荷数量を入力します。「+」のボタンを押し、3点とします。

最後に送信ボタンをクリックし、入荷情報をサーバーに送ります。

これで終了です。入荷手続きは非常に簡単ですね。

パソコンのスマレジ管理画面から行う方法

<p>パソコンのスマレジ管理画面から商品の在庫管理を行うことができます。

ただし、管理画面から行える操作は、入荷手続きではなく、在庫数量の入力です。入荷数量を入力する場合は、スマレジアプリから入力して下さい。

スマレジ管理画面の「商品」タブから「商品一覧」をクリックします。

次に在庫管理を行う商品を選びます。

検索窓があるので、活用すると便利です。対象商品をクリックし、詳細から設定画面に入っていきます。

「簡易在庫」のタブをクリックし、在庫数を入力します。ここで入力する数量は「入荷数」ではなく、入荷後の「在庫数」になりますので、くれぐれもご注意下さい。

実地棚卸を行う

確定申告や決算・税務申告の際に、実地棚卸を行う必要があります。スマレジで在庫管理を行っている場合の棚卸作業について、解説していきます。

スマレジの簡易な在庫管理では、実地棚卸用の画面は準備されていません。(リテールビジネスプランにはあります)

したがって、実地棚卸用の資料を自分で準備する必要があります。

実際に棚卸用の資料を作ってみましょう。スマレジの在庫データをCSVで出力して、このデータから棚卸用の資料を作ります。

パソコンのスマレジ管理画面で「商品」タブの「商品一覧」を選択します。

ここで「CSVダウンロード」を選択します。するとこのような画面が表示されます。

実は、初期登録の状態では「在庫」項目は、CSVダウンロードの対象になっていません。

したがって、CSVダウンロードの項目設定を最初に変更しておく必要があります。

「CSVダウンロード設定」をクリックします。

次の画面で、「在庫」の項目を「CSV出力する項目」へドラッグします。その後、左下の「登録」ボタンを選択します。

そうすると、「更新しました」という表示が出ます。これで、CSVをダウンロードする準備ができました。

そして、改めて商品一覧画面へ戻ります。

CSVダウンロードを選択します。

ここで「CSVダウンロード」を選択すると、CSVのダウンロードが始まります。

ダウンロードしたCSVを元に、実地棚卸を行いましょう。ここからはお店ごとに自由にデータを加工してみましょう。

例えば、ダウンロードしたデータの右列に「実地在庫」列を追加し、ここに実地棚卸の数量を記載してもいいと思います。また「差額」列を作り、スマレジ上の在庫と実地在庫との差額を把握することもできます。

本格的な在庫管理(リテールビジネスプラン)

より本格的な在庫管理を行いたい場合は、スマレジのリテールビジネスプランを使ってみましょう。

在庫管理に関し、次のような多様な機能を使うことができます。

  • 仕入商品の注文から納品まで管理
  • 在庫の変動履歴集計
  • 在庫の店舗間移動
  • 実地棚卸

在庫管理を本格的に実施したい方は是非検討してみましょう。