税理士が徹底解説!エアレジを使いこなすための設定手順と操作方法

エアレジでのお会計の入力やレジ締め作業など、毎日の操作は非常に簡単で、直感的な入力が可能です。

とはいえ、はじめてエアレジを使うときは、どこをどうやって操作したらよいかわからないものです。

今回は、エアレジを使いこなすための設定手順や基本的な操作方法を解説します。

事前に商品をエアレジに登録します

エアレジでは、初期設定として、お店で取り扱っている商品やサービスを登録しておくことができます。

お会計での入力をスムーズに行うためにも、事前に商品やサービスをエアレジに登録しておきましょう。

商品やサービスの初期登録の方法は、こちらの記事が参考になります。

【エアレジの正しい使い方】アカウントや商品情報の初期設定の手順

お会計時の商品の選択方法

それでは、事前に商品登録ができている前提で、エアレジのお会計の操作方法に入っていきます。

まず、エアレジのトップ画面から「注文入力・会計」をクリックします。すると、次のような注文入力画面に移ります。

商品の選択方法は、この画面の上部にあるバーで「タイル」「リスト」「検索」「カスタム商品」を選択することができます。それでは、それぞれの特徴をみていきましょう。

タイルで選択

タイルでの商品入力方法を選択すると、商品名が書かれた大きめのボタンが表示されるので、商品名を簡単に直接選択することができます。

よく出る商品が決まっている、または商品の絶対数が少なければ、タイル形式にして、直接メニューを選択する方法が効率的で、お会計時の入力誤りも減らすことができます。

また、タイル形式の商品配置は自由に変えることができ、カテゴリで選択することも可能ですので、使いやすい画面をカスタマイズしてみてください。

リストで選択

リストはタイルに比べて、詳細な商品選択がしやすいという特徴があります。

まず最初にカテゴリーを選択し、次にそのカテゴリーに属する商品を選択します。そして、必要に応じて、商品の内訳であるバリエーションを選択することも可能です。

商品数が多いお店はリスト形式での運用をおすすめします。

検索で選択

エアレジでは、商品名又はバーコ―ドで検索して選択することが可能です。

商品数が非常に多い場合、または選択したい商品が見つからないことがよくある場合は、検索を使う方法があります。

カスタム商品で選択

商品登録がない場合は、商品金額を直接入力することも可能です。

ただし、エアレジを中心としたiPadレジのメリットは売上データ分析ができる点です。

カスタム商品で金額を直接入力してしまうと、売上データが蓄積されません。

メニューの追加や変更はPCの他、エアレジアプリからも簡単にできますので、カスタム商品での入力はできるだけ行わない運用が望ましいと思います。

誤った商品を選択してしまった!

誤った商品を選択してしまった場合に、どうしたらいいかわからなかったら焦ります。

そんなときは、その商品を削除すればOKです。

最初、画面上には削除ボタンがありませんが、削除したいメニューを左へスワイプすれば「削除」ボタンが出てきます。

これをクリックしましょう。

これでOKです。

未会計伝票の印刷

未会計の伝票を印刷する機能があります。

注文を先にとっておき、未会計伝票を印刷してお客様のテーブルに置く、又は未会計伝票を厨房スタッフに渡す等、様々な使い方ができます。

未会計伝票の発行は何枚でも可能です。

未会計伝票の印刷方法は、次のとおりです。まずは、画面左側の選択した商品のリスト部分を下にスワイプします。

すると商品のリスト部分の上に「伝票印刷」というボタンが表示されますので、こちらをクリックすれば印刷できます。

伝票を一時保存したい場合

商品を選択した後に、すぐに精算をせず、伝票を一時的に保存しておくことができます。

この機能は商品の注文を取るタイミングと、お会計をするタイミングが別々のお店で活用することができます。

例えば、飲食店の場合、最初に注文をとります。オーダーを取った後、伝票の一時保存機能を用いて伝票を保存しておきます。

お客様がお会計をする際に、一時保存しておいた伝票を呼び出してレジでの精算手続きに進むという使い方ができます。

割引や個別会計はお会計をする前に確認

お会計をする前に「割引」や「個別会計」がないか確認しておきましょう。

これらはお会計前に入力しておく必要があります。

割引

商品を選択したあと、商品ごとに割引クーポンなどでの割引(又は値上げ)が可能です。

入力方法は、%での設定や金額入力することができます。

例えば100円の商品を選択後、5%割引や、10円引きといった設定が可能です。

個別会計

個別会計とは、複数人で来店されたお客様に対し、別々にお会計を行うことです。

飲食店ではよくあるケースと思われます。

エアレジでは個別会計を簡単に行うことができます。

お会計へ進みましょう

それでは、いよいよお会計です。

「支払へ進む」ボタンをクリックしましょう。

まず、エアレジにお客様やレジ担当者の情報を登録しておきたい場合には、この画面で選択しておくことになります。

顧客を選択する

エアレジはお会計時に顧客を選択することができます。

これを行えば、顧客ごとの過去の購入履歴を管理することができます。

なお、この機能を使用するには、事前に顧客情報を入力しておく必要があります。

顧客を毎回選択するのはやや面倒ですが、顧客管理をしっかり行いたい方は是非活用しましょう。

顧客情報として登録できるのは次の項目で、各項目を一括でアップロードすることも可能です。

  • お客様番号
  • 氏名
  • 性別
  • 住所
  • 生年月日
  • メールアドレス(2つまで)
  • メモ(2,000文字まで)
  • 配信許諾(可or不可)※

※顧客に対しメール等の配信可否を事前確認し、顧客情報として登録しておくことができます。

レジ担当者を選択する

レジを打つスタッフが複数いる場合は、この選択を忘れないよう、徹底しておくことが重要です。

お客様からの預り金を入力する

いよいよお客様から代金を預かります。

現金で預かった場合には、現金の金額欄をクリックし、預り金額を入力します。

「会計する」ボタンをクリックして一連の流れは終了です。

お会計の後に間違いが見つかった!

お会計の後に間違いが見つかることがあります。その場合は修正を行いましょう。

ただし、レジ締め前後で修正方法が変わります。

レジ締め前の伝票を修正する場合

一日の営業が終了したら、伝票を確認しましょう。

修正が必要な伝票があれば、レジ締め前に修正を行います。

レジ締め前であれば、伝票の削除が可能です。

アプリのトップ画面の「点検・精算(レジ締め前伝票一覧]」 の「レジ締め前伝票一覧画面」を選択し、修正や削除を実施しましょう。

なお、この操作はアプリでしかできないため、気を付けて下さい。

レジ締め後の伝票を修正する場合

アプリのトップ画面の「会計修正・印刷」から修正しましょう。

レジ締め後は伝票の削除はできず、金額の修正のみ可能です。

なお、この操作は、PCからでも操作可能です。

エアレジのお会計活用例(飲食店の場合)

飲食店の場合は、注文を受けるタイミングとお会計をするタイミングが異なります。

このような場合、注文はiPhoneで入力して、お会計はiPadレジで行ってはいかがでしょうか?

iPhoneでエアレジアプリをインストールしておけば、iPadと同じように注文を受けることができます。

また、iPhoneで注文を取って保存した伝票は、リアルタイムでiPadレジ端末へ共有されます。

具体的な流れは次になります。

  1. iPadで注文を取ってその場で注文入力。伝票を一時保存。
  2. 未会計伝票を2枚打ち出し、1枚はお客様のテーブルに置き、もう1枚は厨房担当に渡します。
  3. お食事が終了後、お客様は未会計伝票を持ってレジへ。
  4. レジにてお客様から未会計伝票をお預かりし、iPadレジで伝票を呼びだし、お会計をします。

この方法であれば、最後のお会計を迅速に行うことができ、お客さんを待たせる心配もありません。

是非参考にしてみて下さい。

レジ締めの事前準備

ここからは、一日の営業が終了した後に実施するレジ締めについて、エアレジではどのように操作するかを解説します。

まず、レジ締めを行うまでにいくつか準備をしておきましょう。

エアレジでレジ締め時刻を設定する

エアレジを使い始める前に、レジ締め時刻を設定しておきましょう。

レジ締め時刻で、一日の売上が確定するため、レジ締め時刻はレジ現金のチェック(後述するレジチェック)の終了後の時間で設定しておく必要があります。

例えば、閉店後、レジチェックが1時間かかるのであれば、閉店時間から1時間後をレジ締め時刻として設定しましょう。

設定はエアレジのiPad上のアプリ、パソコンのブラウザどちらからも可能です。「設定」>「レジ基本設定」>「レジ締め時刻」からレジ締め時刻を設定します。

 

釣り銭準備金の金額を決めておく

釣り銭準備金の金額を決めておきましょう。

釣り銭準備金とはレジ締め後、釣り銭用としてレジ内に残しておくお金のことです。

業態に応じ、金額を設定しましょう。

これで、エアレジのレジ締め準備は完了です。それでは、次からは実際にエアレジでレジ締め作業をやっていってみましょう。

レジ締め作業を順番にやってみましょう

ここからエアレジを使ったレジ締め作業を順番にやってみましょう。

レジ締め作業は、1日の営業が終了してからやっていきます。

まずは一日の売上伝票チェック

エアレジのiPadアプリのトップ画面から「点検・精算」>「レジ締め前伝票一覧」をクリックします。すると、次の画面が立ち上がります。

ここで一日の伝票を確認し、異常な取引がないかチェックしましょう。

この例では、1日に3つの取引があった場合です。営業中に、お会計後の伝票修正を行った場合は、注意深く確認しましょう。

誤ってお会計を行い、伝票削除が必要だったにも関わらず、削除するのを後回しにしており、そのままレジ締めを行ってしまうケースもあります。

このような場合、レジチェック(後述)で想定レジ内現金と実際のレジ現金に過不足が発生することになります。

伝票修正は行わないことが理想的ですが、もし伝票修正を行った場合は、正確に修正できているか、必ずこのタイミングでチェックしておきましょう。レジ修正はレジのデータがぐちゃぐちゃになってしまう原因ともなりますので、できる限り毎日の作業とするようにしてください。

レジチェック

まず、レジ内に入っているお金を数えます。

硬貨を数える際は、コインカウンターを活用すると早く正確に数えることができます。

写真のコインカウンターは、「carlコインカウンター」で1,300円前後で購入可能です。

枚数と金額の目盛りがついており、硬貨を入れていけばすぐに金額が把握できます。

エアレジのiPadアプリのトップ画面から「点検・精算」>「レジチェック」をクリックすると、次のようなレジチェック画面に移ります。

「レジ金額」欄にレジに入っている金額を入力しましょう。

過不足の調査が終われば、「チェック完了」をクリックしましょう。

過不足の調査

「想定レジ内金額」と「レジ金額」との差額が「過不足」として自動計算され表示されます。

上記例では、58円の過不足が発生しています。

過不足が発生した場合には、取引を精査し、できるだけ原因を突き止めましょう。 理由もわかる範囲で入力しておきましょう。

過不足の調査方法

過不足をできるだけ発生させないために、次の方法を検討しましょう。

預り金確認の徹底

過不足が発生する原因で最も多いのは、お客様から預かった代金をレジに入力する際の金額入力ミスです。

これを防止するためには、次の施策をスタッフに徹底しましょう。

  • 「お客様から預り金を受け取ったタイミングで金額を声に出して確認する」
  • 「入力した預り金をエアレジ画面で確認し、再度復唱する」

レジの中締め

営業終了後だけではなく、営業時間中に一度レジの中締め(レジチェック)を行うことも効果的です。

レジ担当者が交代するタイミングや、お客様の少ない時間が狙い目です。 レジチェックは一日に何度行っても問題ありません。

ジャーナルの印刷

次の画面ではジャーナルを印刷しますか?と聞いてきますので、印刷しておきましょう。

ジャーナルとはお客様に渡したレシートの控えです。印刷すると、一日分のレシートの全ての控えが出てきます。 (長いので、画像は横向きにしています)

税務上、ジャーナルは「帳簿書類」に該当し、基本的には7年間、紙で保管する義務があります。 紙ではなく、電子ジャーナルとしてデータ保管することもできますが、税務署に事前に届出が必要になります。

【参考】国税庁タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法(https://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm)

レジ内に釣り銭準備金を残す

ジャーナル印刷後には、このような画面が出ます。 ここでは、準備金を入力し、レジから出すお金を決めます。

多くのお店では釣り銭準備金を設定していると思われます。

今回の例では、準備金として100,000円を毎日レジに残すようにしています。 この場合、準備金に「100,000」と入力し、売上金「10,210円」をレジから出して金庫等に保管します。

最後に「準備金に合うように入出金する」をクリックします。

売上金は金庫に入れておくか、すぐに金融機関に預けましょう。 売上金は売上日ごとに封筒に入れて保管しておき、封筒ごとに金融機関に入金手続きを取る方法が一般的です。

エアレジで精算レシートを出力

次にエアレジで精算レシートを出力し、保管しておきましょう。

エアレジのトップ画面から「点検・精算」>「精算レシート」と進んでから印刷します。

精算レシートは1日分の総売上、販売商品数、総取引数等が印刷されます。 このようなものです。

同様の情報はエアレジのiPadアプリの売上分析からも確認可能です。

 

エアレジのレジ締め作業のまとめ

これでレジ締めは終了です。

エアレジのレジ締めは全く難しくありませんが、毎日コツコツとやっておくことが売上データを活用できるかどうか、経理作業の手間を減らすことができるかどうかの分岐点となります。

売上を安定して伸ばしているお店はきっちりやっている作業になります。

焦らず落ち着いて実施しましょう。