【MFクラウド会計の使い方】アマゾンの購入データで自動経理する方法

会社の備品や消耗品をアマゾンで購入した場合、どのように経理処理したらいいかよくわからない、特にMFクラウド会計と連携させた場合、効率的に処理したいけどできてないということがよくあります。

今回はMFクラウド会計の使い方シリーズとして、アマゾンでの購入を効率的に経理処理する方法を解説します。

アマゾンで経理を楽にする

アマゾンドットコム(以下、「アマゾン」とする)は、アメリカ合衆国シアトルに本拠を構えるECサイト、Webサービス会社であり、当初は書籍が中心であったが、取扱商材を広げており、非常に便利なサービスとなっています。

アマゾンは、MFクラウド会計と連携しており、アマゾンで購入したデータがMFクラウド会計に取り込むことができるので、この機能を活かして経理処理を楽にするコツを紹介します。

MFクラウド会計にアマゾンの購入データを学習させる方法

まずは、MFクラウド会計と連携サービスとして、アマゾンアマゾンの引き落としを指定しているクレジットカードを連携させます。

具体的なMFクラウド会計との連携方法については、次の記事が参考になります。

参考記事:【MFクラウド会計の設定方法】銀行口座・通販の連携サービスの初期登録

次に、アマゾンでの購入データをMFクラウド会計に取り込み、さらに会計仕訳を学習させる方法を解説します。

まず、ホーム画面のサイドバーから「自動で仕訳」>「連携サービスから入力」を選択します。

MFクラウド会計のホーム画面から「連携サービスから入力」を選択

すると、連携サービスから取り込んだ取引の一覧画面に移りますので、さらに画面上の窓の連携サービスから「Amazon.co.jp」を選択して、アマゾンのデータを絞り込みます。

MFクラウド会計の連携サービス一覧画面から「Amazon.co.jp」を選択

次に、経理処理したい取引を選択します。今回は、液晶モニターを購入した例で見ていきます。

液晶モニターは、金額が6,800円であり、「消耗品費」として処理します。具体的な経理処理例は、以下「よくあるアマゾンでの購入品目別経理処理」を参考にしてください。消耗品費の相手勘定は自動的に未払金(補助科目はAmazon.co.jp)となります。

経理処理したい取引を選択(液晶モニターを購入した例)

MFクラウド会計では、人工知能が取り込んだ明細データで可能性の高い勘定科目を推薦してくれます。推薦してくれた勘定科目には、雲マークがついています。内容を確認した上で、勘定科目などが問題なければ、仕訳登録の「登録」ボタンを押すと、仕訳を学習してくれます。

学習した仕訳は、翌月以降同じような購入品目があれば、登録した仕訳の内容が自動的に呼び出されるようになります(勘定科目に雲マークが消えます)ので、定期的に購入しているようなものがあれば、MFクラウド会計に全部覚えさせていきましょう。翌月以降の経理処理がどんどんに楽になります。

なお、学習させた仕訳を確認したい場合は、画面上部の「自動仕訳ルール」を押すと、

MFクラウド会計の学習させた仕訳の確認は「自動仕訳ルール」から

以下のように学習させた仕訳の一覧を見ることができます。

MFクラウド会計の学習させた仕訳の一覧はこの画面で確認できる

次に、アマゾンの引き落とし口座となっているクレジットカードの取引明細をMFクラウド会計に取り込みます。

クレジットカードのデータをMFクラウド会計にインポートすると、アマゾンの明細は、以下のようになっています。

クレジットカードのデータをMFクラウド会計にインポート

ここで注目していただきたいのは、クレジットカードをMFクラウド会計にインポートすると、その時点では、勘定科目が「新聞図書費」などの費用科目が割り当てられていることが多いです。これをそのままMFクラウド会計に学習させてしまうと、先ほどアマゾンのデータで消耗品費として登録したものと二重登録されてしまい、間違った経理データができてしまいます

ここはテクニックなのですが、クレジットカード明細にあるアマゾンの取引を覚えさせるときに勘定科目を「未払金」とした上で補助科目を「Amazon.co.jp」に設定して、先ほどアマゾンのデータ連携の際に登録したアマゾンの未払金と相殺されるようにすればOKです。

MFクラウド会計の勘定科目を「未払金」、補助科目を「Amazon.co.jp」に設定

このように、アマゾンの連携データとクレジットカードの連携データの仕訳をうまくMFクラウド会計に登録しておくと、翌月以降は仕訳がうまく呼び出されているかどうかをチェックするだけで経理処理がまわりだします。

当社のお客様事例では、この連携サービスの経理処理をきちんとしていくだけで経理時間が1/5〜1/10に短縮できたケースもあるため、慣れるまでは大変かもしれませんが、ぜひチャレンジしてみてください。

よくあるアマゾンでの購入品目別経理処理

水・お茶・コーヒー・紙コップなど

アマゾンで、会社や事業所で毎日使うような水・お茶・コーヒーなどの飲料や紙コップ、割り箸、ストローなどの使い捨ての消耗品などは以下のような仕訳で処理します。

借方貸方
勘定科目消費税区分勘定科目消費税区分
消耗品費課仕-8%未払金対象外 

書籍

アマゾンで、事業で必要な書籍や雑誌などを購入する場合は、以下のような仕訳で処理します。

借方貸方
勘定科目消費税区分勘定科目消費税区分
新聞図書費課仕-8%未払金対象外 

パソコン・電化製品や工具など

アマゾンで、パソコンやディスプレイなどのパソコン関連ききや冷蔵庫やテレビ、コーヒーメーカーなどの電化製品や電動工具、発電機や溶接機器など、さまざまな工具を購入した場合は、以下のような仕訳で処理します。

1台10万円未満のもの

消耗品費として費用処理します。

借方貸方
勘定科目消費税区分勘定科目消費税区分
消耗品費課仕-8%未払金対象外 

1台20万円未満のもの

3年間で1/3ずつ費用処理しないといけないため、購入時と期末時・確定申告時の2段階での経理処理が必要となります。

購入時

借方貸方
勘定科目消費税区分勘定科目消費税区分
一括償却資産対象外未払金対象外

決算時・確定申告時

借方貸方
勘定科目消費税区分勘定科目消費税区分
消耗品費課仕-8%一括償却資産対象外

購入時の金額の1/3の金額を消耗品費として、決算時・確定申告時に費用処理します(購入のタイミングで月割をしないで単純に1/3を費用処理します)。

条件を満たせば(注)、1台30万円未満のもの

(注)以下の条件を満たしている場合は、1台30万円未満のものでも、消耗品費として購入時に全額費用処理できます。

事業形態条件 
個人事業青色申告をしていること
会社以下を全て満たしていること

  • 青色申告をしていること
  • 資本金の金額が1億円以下であること
  • 資本金の金額が1億円超の会社に株式を1/2以上持たれていないこと

この条件を満たしている場合、以下の経理処理となります。

借方貸方
勘定科目消費税区分勘定科目消費税区分
消耗品費課仕-8%未払金対象外 

常備薬

アマゾンで、風邪薬や頭痛薬、下痢止め、胃腸薬など、社員のために設置する常備薬を購入した場合、福利厚生費として以下のような仕訳で処理します。

借方貸方
勘定科目消費税区分勘定科目消費税区分
福利厚生費課仕-8%未払金対象外 

常備薬を福利厚生費で処理するためには、社員全員がいつでも使えるものでなければならず、特定の人だけが使うような薬については福利厚生費とできませんので、ご注意ください。

MFクラウド会計のアマゾン自動経理設定の完了

これで、MFクラウド会計のアマゾン自動経理設定が完了しました。

いかがでしたでしょうか?慣れていないとなかなかうまく設定や登録ができないものもあったかもしれません。しかし、経理自動化の設定はMFクラウド会計を使いこなしていくためには欠かせない設定となりますので、時間をかけてでもきっちりやっておきましょう。

もし、不安がある方は、当社においてスモールビジネス向けにMFクラウド会計の無料設定サポートを提供していますので、もしMFクラウド会計の設定や使い方、操作方法などでよくわからないことがあれば、一度こちらもご覧ください。