kintoneで事務所の案件管理アプリをサクッと作る〜入力フォーム編〜

前回は、kintoneの無料トライアル登録と案件管理アプリの初期作成までやってみました。

【参考記事】事務所の業務管理システムを簡単に作成できるkintoneを使ってみた

今回は、前回の続きで、kintoneで作った案件管理アプリを会計事務所が使うためにどのようにカスタマイズすればよいか、考えてみたいと思います。

kintoneで案件管理アプリを登録

前回のおさらいも兼ねて、まずは、kintoneで案件管理アプリを登録するところから始めたいと思います。

まずは、kintoneにログインして、kintoneのポータル画面の「案件管理」のアイコンをクリックします。すると、次のような画面に移ります。

 

この画面の左にある「このアプリを追加」ボタンをクリックします。すると、アプリを追加することができます。

 

早速、このアプリを覗いてみたいと思います。アイコンをクリックしてみます。そうすると、このような画面が開きます。

 

この画面をみると、当然データが入っていないので、「データがありません」と表示されていますが、ヘッダーをみてみると、

  • 会社名
  • 先方担当者
  • 見込み時期
  • 確度
  • 製品名
  • 単価
  • ユーザー数
  • 小計

というような項目が標準で表示されています。

ここから、会計事務所でも使える案件管理アプリにカスタマイズしてみたいと思います。

案件管理アプリをカスタマイズ

それでは、kintoneの案件管理アプリをカスタマイズしていきましょう。

まずは、案件管理アプリの画面にある歯車ボタンをクリックします。

すると、案件管理アプリの設定画面に移ります。

この画面がアプリ設定画面ですが、「フォーム」、「一覧」、「グラフ」、「設定」という4つのタブがあります。

今回は、入力フォームを作りたいので、「フォーム」タブを見ていきます。

「フォーム」タブに表示されている項目が、案件管理アプリで標準設定されている登録できるデータ項目になります。標準設定項目では、会計事務所などには使わない項目もたくさんありますね。

区分項目
顧客情報
  • 会社名
  • 部署名
  • 先方担当者
  • TEL
  • FAX
  • メールアドレス
案件情報
  • 案件担当者名
  • 見込み時期
  • 確度
  • 製品名
  • 単価
  • ユーザー数
  • 小計 
活動履歴
  • 活動日
  • 活動内容
  • メモ
  • 添付ファイル 

フォームとは、データを登録する入力画面となっていて、この画面を編集することで、管理したい情報を正しく簡単に入力することができるようになります。

ちなみに、入力画面は現状でこのようになっています。

まずは、kintoneの案件管理アプリに標準設定されているこれらの項目をカスタマイズしていきましょう。

顧客情報

まずは、顧客情報からカスタマイズします。

今回は、顧客の住所を登録できるように追加してみたいと思います。

kintoneでは、こちらのフォーム管理画面の左にある部品群の中から、利用したいフォームの部品をドラッグ&ドロップして、フォームをカスタマイズしています。

顧客の住所ですので、「文字列(1行)」という部品を追加してみたいと思います。画面左の部品群から「文字列(1行)」をドラッグ&ドロップでフォームの置きたい所に持ってきます。

そうすると、フォームに「文字列(1行)」という入力窓が設置されました。

ここにカーソルを当てると、歯車マークが現れて、そこから選択ボタンが表示されますので、「設定」をクリックします。

すると、フィールドの設定画面が表示されます。

フィールドとは、個々のデータ項目のことをいいます。今回は所在地というデータを扱う入力窓の設定なので、フィールド名に「所在地」と入力します。

これで所在地の入力フォームができました。

案件情報

次に、案件情報をカスタマイズします。

案件情報には、顧問先に対する提供サービスの概要を管理できるようにしたいと思います。具体的には、

  • 案件担当者名
  • 提供サービス(税務顧問、税務スポット、コンサルティング顧問)
  • 契約開始日

この3点を管理できるようなフォームを作っていきます。

まず、案件担当者名はkintoneの標準として設けられているので、これをそのまま利用します。

なお、この担当者には、kintoneにユーザー登録すれば、そのユーザーが表示されるようになっています。

次に、提供サービスは、選択ボックスを作ってみたいと思います。

その前に、標準で設定されている不要なフォーム部品(見込み時期、確度、製品名、単価、ユーザー数、小計)を削除します。削除の仕方は、カーソルを当てて表示される歯車マークから「削除」を選択すれば、部品を削除することができます。

その上で、画面左の部品群から「ドロップボックス」をドラッグ&ドロップでフォームに持ってきます。

そして、フィールドの設定を開いて、フィールド名に「提供サービス」、項目と順番に「税務顧問」、「税務スポット」、「コンサルティング顧問」を入力して保存します。

これで、提供サービスの選択ボックスができました。

最後に契約開始日です。

契約開始日は、日付を登録したいので、画面左の部品群から「日付」を選択し、ドラッグ&ドロップでフォームに持ってきます。

そして、フィールドの設定を開いて、フィールド名を「契約開始日」に変更して、保存します。

これで、案件情報のフォームが完成しました。

活動履歴

ここは、担当者の日々の業務を入力していくフォームです。

こちらは、一旦このままにして置きます。

まとめ

以上で入力フォームが完成しました。最後に画面上の「アプリの更新」ボタンを押して保存するのを忘れないようにしてください。

そうすると、このような入力画面ができているはずです。

結構簡単に案件管理フォームが作成できましたね。

今回はkintone上で案件管理アプリの入力フォームを作りましたが、これではまだ入力しかできません。

次回は、入力した情報を見るための画面を作ってみたいと思います。