【10分でできる】MFクラウド請求書の使い方を解説します

MFクラウド請求書を登録したけど、まずは何をしたらいいの?

アカウント登録後すぐに使ってみたいというご要望は大きいと思います。

MFクラウド請求書の初期設定がしっかりしているので、開始5~10分で最初の1件目の請求書を作り出すことができます。

本記事では、MFクラウド請求書をすぐに使えるようにする使い方を解説していきます。

はじめに

MFクラウド請求書は、①事業所設定、②帳票設定、③取引先登録の3つをしてしまえば簡単に使うことができます。

また、④品目(取り扱いアイテムやサービスなどのこと)も事前登録できますが、事前登録しなくても使える設計になっています。

以下では、①から④まで順番にMFクラウド請求書の使い方を説明していきます。

事業所設定(1~2分程度)

まず最初に、事業所情報を設定していきます。

自社の会社名や屋号、住所などを入力するだけなので、登録にほとんど時間は要しません。

  • 事業所名(自社名、屋号などを入力する)
  • 事業所区分(法人or個人かを入力する)
  • 住所(自社の住所を入力する)
  • 電話番号、FAX番号(請求書に記載不要の場合には入力しなくてもOK)
帳票設定(複雑な設定さえしなければ3分程度)

次に、作成する見積書、納品書、請求書、領収書など作成する帳票の設定をします。

多くのものが初期設定のままで使えますが、設定した方がよいのが、「印影設定」「振込先設定」の2つとなります。

また、帳票詳細デフォルト設定の「売上計上日」帳票ロック設定の「メール送信時にロックする」は、その後の業務が混乱しないようにするためにも、設定しておくことをお勧めします。

なお、帳票をロックすると請求書の編集、削除ができなくなります。ロック機能を利用することで請求書を送付後に誤って編集したり削除するのを防ぐことができるので、便利な機能です。

  1. テンプレート設定(まずは初期設定でOKのためパス)
  2. ロゴ/印影設定(データがあれば1分程度)→印影も数分で作成できます
  3. 品目デフォルト設定(まずは初期設定でOKのためパス)
  4. 帳票詳細デフォルト設定(「売上計上日」だけ確認してあとはパス)
  5. 帳票番号採番ルール設定(特になければパス→連番になる)
  6. 帳票表示デフォルト設定(まずは初期設定でOKのためパス)
  7. 帳票備考欄デフォルト設定(まずは初期設定でOKのためパス)
  8. 帳票ロック設定(「メール送信時に自動ロック」をお勧めします。設定は10秒)
  9. デフォルトメール設定(まずは初期設定でOKのためパス)
  10. メール定型文設定(まずは初期設定でOKのためパス)
  11. 振込先設定(1分程度)→絶対に間違わないようにご注意を!
  12. 一覧表示設定(まずは初期設定でOKのためパス)
  13. 入金確認設定(まずは初期設定でOKのためパス)
取引先登録の情報(1件あたり1~2分程度)

ここでは、請求書などに記載する得意先の情報を設定していきます。

取引先を一度登録してしまえば次からは不要となりますので、導入初月のみ少し時間がかかります。

また、便利に使うためには、「請求書を得意先にメールで送信する」機能を使うことが重要となりますので、請求書の送付先となるメールアドレスは必ず入力してください。

  • 名称(請求先の名前であり、名称だけが必須項目となっています)
  • 郵便番号、住所(請求先の住所であり、入力した方がよい)
  • 担当部署(不要なら入力しない)
  • 担当者役職(不要なら入力しない)
  • 担当者名(不要なら入力しない)
  • 電話番号(不要なら入力しない)
  • メールアドレス(便利に使うためには入力必須)
  • 自社担当者(不要なら入力しない)
品目の登録(1品目あたり20秒程度)

品目は、「帳票設定」時に「品目デフォルト設定」で「品目マスタに登録する」を選択しておけば、見積書、納品書、請求書を作成する都度、登録されていく仕組みとなっているため、最初から品目を登録しなくても使えます。

また、MFクラウド請求書の「Pro」プラン以上であればCSVファイルでのインポートもできるので、販売管理ソフトデータやエクセルでの旧データからコピー&ペーストで乗せかえることも可能です。