サイボウズLiveって無料でめっちゃ使えます!

当社は、社外のやり取りは主にchatworkを使っているのですが、社内でのやり取りは無料のサイボウズLiveを使っています。

このサイボウズLive、無料プランでも、無料とは思えないくらい多機能で便利に使えるコミュニケーションツールです。

もし無料で使えるチャットツールをお探しであれば、試してみる価値があると思います。

まず、サイボウズLiveってなに?

サイボウズLiveは、中小企業向けのグループウェア「サイボウズoffice」などで有名な上場企業「サイボウズ株式会社」が提供するサービスの一つです。

サイボウズLiveには、チャット機能、掲示板機能、ファイル共有機能、関係者と共有できるto do管理機能、イベント管理機能などがあり、社内の部署単位、チーム単位で情報共有をする時間や手間を大きく減らしてくれます。実際に使ってみると、チームの情報共有がかなり早く進むようになりました。

サイボウズLiveは、メールアドレスとパスワードを設定するだけで簡単にアカウントを作ることができ、さらに全機能を無料で利用できるのも非常に魅力的です。

まずはアカウント取得

まずは、サイボウズLiveのトップ画面の右上ボタン「ユーザー登録をする」をクリックします。

それでメールアドレスを入力して送信すると、登録メールが送信されて、メールにあるリンクをクリックして、開いた画面にパスワードを登録するとユーザー登録が完了します。

グループチャット

まず、サイボウズliveでは、関係者で情報共有できるグループスペースをたくさん作ることができます。

「グループ」と言われる共有スペースを作れば、グループ内の情報は招待されたメンバーのみが情報やファイルを共有、閲覧できるようになります。

サイボウズLiveのグループ内で共有できるのは、掲示板、ファイル(エクセルやワード、パワーポイントなど)、to do管理、イベント管理など、多岐にわたっています。

例えば、当社では、お客様毎に複数名が関与しながらサービスをご提供しているため、お客様毎に「グループ」を作っています。

そこで、お客様へ訪問して、やり取りした内容や重要事項は要約して掲示板に記載する、お客様に提供した資料や受取った資料は共有フォルダに入れるなど、お客様とのやり取りに関する情報を集約するようにしています。

こうしておくことで、仮に担当する従業員が休みであったとしてもチームの誰かがフォローできたり、社内での業務の引継ぎがスムーズに行えたりする効果があります。

現在は作成できるグループ数に特に制限はありません。

まずは、サイボウズLiveのグループを作ってみましょう。サイボウズLiveのダッシュボード画面から「グループを作る」をクリックします。

すると、Step1.基本情報の入力画面が立ち上がります。ここで、「グループ名」を設定し、「グループアイコン」(わかりやすければなんでもOKです)を選びます。そして、「メンバーの設定へ」をクリックします。

次にStep.2メンバーの設定です。ここでは、サイボウズLiveのグループに招待したい人のメールアドレスを登録します。

なんと、最大で同時に299名まで招待できます。

最後に、Step3.メッセージの入力です。ここでは、サイボウズLiveに招待するメンバーにメッセージ(どういうグループなのか、目的は何か?)を記入し、メール送信します。

 

これでサイボウズLiveのチャットグループが作成できました。

チャットグループの使い方の例を挙げれば、会社の組織に合わせて、営業部全員の10名でテーマチャットを設定した上で、そこに営業チームが3つあれば、その各チームでチャットのグループを設定するなど、サイボウズLiveで情報を共有したい単位に合わせてグループを設定できます。

また、部署横断的なプロジェクトの場合などは、例えば、担当役員、営業部3名、製造部2名、開発部2名の合計8名でサイボウズLiveのチャットを作成することなどもできます。

参加メンバーも簡単に追加したり、削除したりすることもできます。

テーマチャット

サイボウズLiveのグループのメンバーとテーマごとにチャットルームを作れるテーマチャット機能も便利です。

こちらも実際に作ってみましょう。

まずは、サイボウズLiveのダッシュボード画面の「チャット」をクリックします。

次の画面で「テーマチャットを作成する」をクリックします。

すると、次のような画面が立ち上がります。ここでチャットしたいタイトルやその補足事項、メンバーの選択を行います。

これで、テーマチャットの完成です。

テーマチャットは、サイボウズliveのグループを作るまでもないようなちょっとした情報共有やグループメンバーとのチャットの際に利用することが多いです。

こちらも便利な機能ですので、オススメです。

携帯アプリでスマホからも簡単に使える

サイボウズLiveはしっかりと携帯アプリもあるので、外出していてもしっかりと情報確認ができるのが便利です。

携帯のアプリも使い勝手よく設計されています。

どこにいても社内の重要情報を把握し、状況を判断した上での業務の指示を出すことも可能となります。

とどめは、やっぱり無料で使える点

誰でも「無料」で利用できるというのは嬉しいものです。

とはいえ、こんな便利なサイボウズliveがなぜ無料で使えるのか、という点も納得できないと安心して使えないですよね。

現在、サイボウズLiveのグループ機能では、1グループあたり、メンバーが300名まで、ファイルの保存容量が1GBまで無料で利用可能となっています。

サイボウズLiveのHP情報によると、今後は有料プラン、メンバー数の追加やファイル保存容量を追加するための有料オプションプランの設定を予定されているようです。

無料のサービスだけに、どこまでの機能が今後も継続して無料で使えるかは不透明な部分はあります。

ただ、サービスを提供する側からしても、これまで無料で提供していたものを有料に切り替えるというのは、せっかく獲得した会員の減少につながりかねないため慎重に実施されることを考えると、現状はそこまで心配せず、無料機能を十分に使ってみるのがよいのではないでしょうか。