契約書の手間をばっさりカット!クラウドサインで契約事務を大幅効率アップ

お客さんと契約書を交わす手間をもっと減らしたい!

と思っていたところ、クラウドサイン(CloudSign)という、無料で電子契約の締結をサポートするサービスがあったので使ってみました。めっちゃ便利です。

クラウドサインを提供している会社って?

クラウドサインを提供しているのは、「弁護士ドットコム」のサイト運営で有名な「弁護士ドットコム株式会社」です。

弁護士ドットコムの元榮太一郎社長が弁護士であり、そもそも法律のプロが作ったというサービスなので、契約書のやり取りにおいても安心できますね。

じゃあ、クラウドサインってなにをするの?

クラウドサインでは、クラウド上に契約書データを保管して、そのデータを相手と確認しあって、お互いが電子署名をして契約を結びます。

クラウドサインを使えば、難しい仕組みを理解していなくても、直観的に操作するだけで電子署名をサポートしてくれるので楽チンです。

具体的にどう楽チンなの?

これまで紙で契約を結ぶ際は、こんな感じでしたよね?

  1. 契約書案の合意
  2. 2部印刷する(相手方用と自社用)
  3. 製本や袋とじをする
  4. 自社が押印する
  5. 相手方へ郵送する
  6. 相手方が押印する
  7. 相手方から1通返送を受ける
  8. 紙の書類を保管する

いざ契約を結ぶステップを見てみると、ほんとたくさんありますね。紙の契約書の場合だと、郵送の手間もかかるので、お互いがスムーズに進めても往復で3~7日はかかります。

でも、クラウドサインを使うとこんな感じになります。

  1. 契約書案の合意
  2. クラウドサインを使って契約をアップロード
  3. 相手方がクラウドサインを使って契約に電子署名をする
  4. クラウドサイン内で契約書データを保管する

かなりのステップが不要となるので、契約書案に合意した後は、早ければ数分で契約を結べます。

また、契約書の送信を受ける側では、クラウドサインのアカウント作成が不要な点も便利です。

めんどうだった事務作業や郵送などの手間が大幅に減ります。

実は印紙税も不要になります!

クラウドサインのサイト内にも書かれていますが、本記事を書いている時点では、電子データは印紙税法の課税文書とならず、印紙税の納付はいらないんです。

事務作業も減って、郵送のやり取りも不要で、さらに印紙税も削減できる、一石三鳥ぐらいのサービスです。

クラウドサインは無料で十分使える!

クラウドサインは、契約書の送信件数が1ヶ月あたり10件までであれば無料で使えます。月の契約件数が10件を超えることって、そんなにないですよね?なので、まずはフリープランで十分かと。

仮に、毎月10件を超えても、月額利用料が10,000円、契約書送信1件あたり50円のスタンダードプランがあります。

契約を結ぶことが多い会社では、手間や印紙税削減などの効果を考えれば、スタンダードプランでも費用対効果はバツグンにあるのではないでしょうか。

電子署名でほんとに契約は有効なの?

クラウドサインのホームページでは、以下のような記述がされています。

「日本の法律では基本的に契約方式は自由ですので、当サービスで契約を結ぶことに問題はありません。ただし、例外的に書面を交付することが要求される契約もありますので、ご心配な場合は、弁護士等にご相談ください。」

加えて、クラウドを使った契約の場合には、仮に契約締結後にデータが改ざんされても検知できる仕組みとなっているようです。

これからは、契約もITのチカラを使って結んでしまうのはいかがでしょうか?