コミュニケーションを効率化するためのchatworkのススメ!

取引先などの社外の方とのやり取りって、まだEメールが中心ですか?

Eメールも便利ですが、最近は社内でのやり取りだけでなく、社外の方とのやり取りもチャットワークを採用する企業も増えているようです。

社外の方と「チャット~!?」と思われる方もいるかもしれませんが、かなり便利なツールです。もちろん、社外の方とのコミュニケーションだけでなく、社内でのやり取りでも同様に便利です。

チャットワークってなに?

チャットワークは、ChatWork株式会社が提供するクラウド型のコミュニケーションツールのことです。

メール・電話・会議に代わるビジネスコミュニケーションツールとして、既に100,000社以上に導入されているようです(2016年5月末時点)。

アカウントの取得はすごく簡単

まずはチャットワークのサイトから、メールアドレスを入力すると、チャットワークからメールが送られてきます。

そのメールにあるリンク先をクリックすると、本登録ページにアクセスできます。登録までの時間は、わずか1~2分です。

しかも無料プランで結構使えるのも良い点です。

チャットする相手を登録するのは、LINEやfacebookの友達追加と概ね同じような感覚で、すぐやり取りを開始できます。なお、チャットする相手もチャットワークのアカウントを持っていないとできませんのでご注意ください。

チャットはビジネスで利用するにはどう便利か?

ビジネスにおけるやり取りにおいて、メールからチャットに置き換えた場合、社内、社外のやり取りに必要な手間暇が大きく減ります。

メールだとこんな感じで時間がかかっていませんか?

  1. タイトルを入力する
  2. 「○○様 いつもお世話になっております。」から始める
  3. やっと内容本文を書きだす
  4. タイトルや本文の入力内容を確認する
  5. 最後に宛先を入力する(誤送信を避けるため筆者は最後にしています)
  6. 再度、宛先に誤りがないかを確認して、やっと送信する

チャットを使うとこんな感じに楽チンになります。

  1. チャットしたい相手を選択する
  2. いきなり本文を入力して「送信」ボタンを押す

1通あたりは少しの時間の違いかもしれませんが、メールなどは1日に何度も使うツールのため、積上げると大きな差になります。

経営環境変化の激しい昨今においては、会社の意思決定や従業員の行動をどんどんスピードアップさせていく必要がありますが、それに一役買うツールではないかと思います。

その他のチャットワークの良いところ

チャットワークには、前述した以外にも色々便利な点があります。

  1. 1対1だけのやり取りだけでなく、グループというものを作って複数の関係者でチャットができる
  2. チャットだけでなく、音声通話、ビデオ通話ができる
  3. ファイルなども手軽に共有することができて便利である
  4. 相手がオンラインかどうかわからないので気楽に使える
  5. メッセージが既読かわからないので気楽に使える
  6. ソフトウェアのインストールが不要で、Webブラウザだけで使える

ビジネスで使う上では、意外と4や5なども重要ではと思います。

「相手がオンラインかどうか」、「相手のメッセージを自分が読んだかどうか」が、相手に分かるとなると、やはりプレッシャーを感じてしまいますからね。