スモールビジネスが使うべき無料のクラウド5選

ビジネスを便利で快適にするクラウドサービスですが、

昨今、どんどん新しいサービスが誕生しています。

私たちも自分たちで積極的にいろいろなクラウドサービスを使っています。

今回は、この中でもスモールビジネスが使いやすく、しかも無料のクラウドを紹介したいと思います。

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サイボウズLiveって無料でめっちゃ使えます!

当社は、社外のやり取りは主にchatworkを使っているのですが、社内でのやり取りは無料のサイボウズLiveを使っています。

このサイボウズLive、無料プランでも、無料とは思えないくらい多機能で便利に使えるコミュニケーションツールです。

もし無料で使えるチャットツールをお探しであれば、試してみる価値があると思います。

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エアレジのレシートプリンター(EPSON TM-T20)の設定方法 その2

今回はエアレジとレシートプリンターをつなぐときのエアレジ側の設定方法をお伝えします。

所要時間は10分程度で終わります。

すぐにエアレジとレシートプリンターが使えるようになります。

iPadとレジをペアリングする

ペアリングとは、iPadとレシートプリンターを Bluetoothでつないで対応させることです。

Bluetoothは近距離限定の無線通信です。

iPadとレシートプリンターはケーブルで接続せずに、無線で接続する形になります。

やり方は非常に簡単!

  1. iPadのホーム画面から「設定」をクリック。 歯車のマークのアイコンですね。
  2. 「Bluetooth」の項目をクリックし、「有効」をクリックする。
  3. デバイスの欄に、レシートプリンターの品番が表示されるので、それをクリック。

以上でペアリングは終了です。

エアレジの設定

エアレジのアプリ設定は簡単です。

  1. レジ・プリンタ画面を開いて、「現在ご利用中のレジ番号」 と同じレジNO.が選択されていることを確認する。
  2. 「プリンタ利用」の「有効」をクリック
  3. 「プリンタ」 から、上記でペアリングしたレシートプリンターを選択する。
  4. 「レシート出力」 の有無を選択します。レシート出力は基本的には「有」でいいでしょう。 お店によってはレシートをそもそも出さない設定にしているところもあるようです。 その場合、お客様からレシートを要求された場合には手書きで領収書を発行しているお店もあるようです
  5. 「変更」ボタンをタッチして、設定内容を保存する。

以上で完了です。

簡単ですね! このあと、試しにiPadでお会計をしてみてレシートが正常に出力されたら、OKです!

レシートプリンターの電源を切っても大丈夫?

以前の記事でレシートプリンターの自動再接続設定はされてますでしょうか?

正しく設定できていればレシートプリンターの電源を一度切っても問題ありません。

それでもわからなければ電話してみるべし!

上記設定は方法はPCのエアレジ管理画面や、iPadから、「設定」をクリックし、よくある「ご質問・マニュアル」にいくと詳細に説明してあります。

それでもわからない場合はエアレジのヘルプデスクに電話してみましょう! (ここで電話番号を載せると問題かもしれないので載せませんが。。。) 無料アプリなのにヘルプデスクまで準備してあるのは、さすが運営会社がリクルートだけある!と思います。

 

エアレジのレシートプリンター(EPSON TM-T20)の設定方法 その1

お客様にエアレジを導入する中で、iPadとレシートプリンターの設定をしました。

購入したのはこれ。

EPSONのTM-T20Ⅱ  

その中で気になるポイントがありましたので、まとめてみました。

レシートプリンターの初期設定方法がわかりにくい

 

レシートプリンターを開封したところ、クイック・リファレンスと部品が入っているものの、説明書が入っていない状態。

まずは何からすればいいのかよくわかりません。

クイックリファレンスに載っているのは、レシートロールの設定方法のみ。

マニュアルがオンライン上にある

困っているとクイック・リファレンスの下の方に小さく、オンラインマニュアルのアドレスが。

TM-20Ⅱオンラインマニュアル

いや、これは普通の人はわからないのでは。。。

エアレジを購入した方は設定方法がわからず、運営会社であるリクルートの電話窓口に結構な数の問い合わせが殺到していると思われます。

その証拠に、レシートプリンターの設定方法がご丁寧に動画で公開されています。

でもレシートプリンター側の設定までは説明してくれていません。

そこで今回はレシートプリンターの設定で注意すべき点をまとめてみました。

レシートプリンターの設定

縦置きが横置きかを選択する。

レシートプリンターは横置きと縦置きを選択できます。

通常は横置きと思います。横置きの方が安定しますが、やや場所を取ります。また横置きであれば、部品の追加は必要ありません。

縦置きは反対に場所をあまり取りませんが、設置に金具等が必要になりやや不安定になります。

個人的には横置きをおすすめします。

紙幅の設定

今回使用するレシートプリンターは、ロール幅が58ミリと80ミリの両方対応のものです。

ロール幅で80ミリというとかなり幅の大きなレシートになります。

80ミリ幅で大きなレシートをもらっても、もらった側が困るだけですので、58ミリがおすすめです。

レシートプリンターは両方の幅に対応する形になっており、58ミリを使用する場合は工夫が必要です。

付属のロール紙ガイドを使って、58ミリ幅が使えるように調整します。

電源ケーブルの変換プラグが必要

プリンターの封を開けてみて驚愕したのですが、まさかの電源ケーブルが3つ穴です。

今時3つ穴のコンセントプラグがある会社さんは少ないので、3つ穴→2つ穴への変換プラグが必要です。

事前に購入しておきましょう。大手家電量販店であれば数百円で購入できます。

自動再接続の設定

iPadとレシートプリンターはBluetoothで接続します。

Bluetoothは無線のため、電波状況によっては途切れてしまう可能性があります。

途切れた状態でiPadで会計をした場合、レシートが出力できない状態になり、間違いなく焦ります。

そのため、途切れた場合に自動的に再接続するように設定しておく必要があります。

詳細な設定方法はこちらにあります。
TM-20Ⅱ自動再接続設定方法

以上、レシートプリンター側の設定の留意点をまとめてみました。

次回はエアレジ側の設定をお知らせします。

 

Amazonでお金を借りられる!?Amazonレンディングとは?

Amazonでお金が借りられます

皆さん一度は使ったことがある「Amazon」。

このAmazonでお金を借りることができる「Amazonレンディング」をご存知でしょうか?
Amazonレンディング
Amazonが銀行等と提携しているわけではありません。Amazonから直接お金を借りるサービスがあるのです。

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MFクラウド請求書で請求業務が超ラクに!

請求業務のビフォーアフター

最近流行りの「MFクラウド請求書」で請求業務をしてみると、手間がめっちゃ減りました!

これまでは「請求書を作る業務+請求書に基づいて売上高を入力する業務」の2つが最低限必要でしたが、MFクラウド請求書を使えば、「請求書を作るだけ」で自動的に帳簿にまで売上高を計上する処理が反映されて超便利でした。

(これまでの業務フロー)
1、ワードファイルで請求書を作成する
2、ワードファイルを印刷する
3、印刷した紙の請求書に角印などを押印する
4、請求書を封筒に入るように折る
5、封筒に送付先の住所や部署名などを印字する
6、印字した封筒に、折った請求書を封入する
7、封入した封筒の口をのり付けする
8、封筒に切手を貼る
9、ポストに投函する
10、翌日以降に得意先が請求書を受け取る
11、翌月初に請求書に基づき会計ソフトに売上高を入力する(2度手間観あり)
(MFクラウド請求書を使った場合)
1、「MFクラウド請求書」で請求書を作成
2、請求書のダウンロード先のリンクを得意先にメールする
3、得意先がメールのリンク先から請求書をダウンロードする
4、MFクラウド請求書からMFクラウド会計にデータを連携させる

こんな感じで、MFクラウド請求書で請求書を作成するだけで、会計帳簿まで仕訳が行われるので、請求ミスを防ぐための各種チェックなど細かい作業まで含めれば、従業員1人が1~2日間ぐらい業務をする手間が減りました。

なお、メールベースでの請求書送付がNGと得意先が言う場合には、効率アップの度合いが減りますので、なんとか頑張って「今後、請求書はメールで送らせて頂きますね!」と了承を取り付けてください(汗)。

MFクラウド請求書のプラン別にできること

MFクラウド請求書は平成28年5月末時点で、5つのプラン(free、Starter、Basic、Pro、Enterprise)があります。

各プラン別の特徴は以下のような整理となる。なお、上位のプランは当然に下位の
プランの機能は全て使えますので、それを前提に読んでください。

(Free)
・見積書の作成
・納品書の作成
・請求書の作成
・領収書の作成
・クレジットカード決済
・取引先登録件数3件
(Starter)
・作業履歴を記録する
・取引先登録件数15件
(Basic)
・納品書合算請求(1ヵ月間に複数回の納品がある場合には便利です)
・毎月自動作成機能(毎月同じ得意先に請求書を送付する場合には便利です)
・取引先登録件数が無制限(15件では少ないので必須かと思われます)
・売上レポートの閲覧
・3名までのユーザー追加、権限管理
(Pro以上)
・販売管理台帳機能
・10名までのユーザー追加、権限管理
(Enterprise)
・自動消込(MFクラウド消込の機能が利用できる)
・20名までのユーザー追加、権限管理

上記のような整理となりますが、効率性を上げるためには、特に「制限なく取引先を登録」した上で、「毎月自動作成機能」を利用することが多いと考えられるため、実質的にはBasic以上の申込みが必要と考えらます。

また、1ヵ月間に納品が何度もある場合には、複数の納品書を簡単なボタン操作だけで1つの請求書にまとめることができる「納品書合算請求」の機能が非常に便利です。

MFクラウド請求書のどの機能を使うと業務が効率的にできるか、ということを考えてプランを選んでみてください。場合によっては、MFクラウド請求書に合わせて少し業務を見直すだけで、大きく効率化できる場合もあると思います。

 

クラウドでタスク管理するならこのツールがいい

うっかりやるべきことを忘れてしまっていた経験はないでしょうか?

重要取引先との商談を忘れたりしたら大変ですよね。それをリカバリーしようとすると時間もお金もかかります。

最も大きな損失は信頼です。信頼を失った場合は時間やお金では解決できない場合もあります。

場合によっては取引関係の破談や取引中止になることも考えられます。

クラウドのタスク管理ツールを活用すれば、そんなリスクも未然に防ぐことができます。

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クラウドサインで大幅効率アップ!

お客さんと契約書を交わす手間をもっと減らしたい!

と思っていたところ、クラウドサイン(CloudSign)という、無料で電子契約の締結をサポートするサービスがあったので使ってみました。めっちゃ便利です。

クラウドサインを提供している会社って?
クラウドサインを提供しているのは、「弁護士ドットコム」のサイト運営で有名な「弁護士ドットコム株式会社」です。

弁護士ドットコムの元榮太一郎社長が弁護士であり、そもそも法律のプロが作ったというサービスなので、契約書のやり取りにおいても安心できますね。

じゃあ、クラウドサインってなにをするの?
クラウドサインでは、クラウド上に契約書データを保管して、そのデータを相手と確認しあって、お互いが電子署名をして契約を結びます。

クラウドサインを使えば、難しい仕組みを理解していなくても、直観的に操作するだけで電子署名をサポートしてくれるので楽チンです。

具体的にどう楽チンなの?
これまで紙で契約を結ぶ際は、こんな感じでしたよね?

  1. 契約書案の合意
  2. 2部印刷する(相手方用と自社用)
  3. 製本や袋とじをする
  4. 自社が押印する
  5. 相手方へ郵送する
  6. 相手方が押印する
  7. 相手方から1通返送を受ける
  8. 紙の書類を保管する

いざ契約を結ぶステップを見てみると、ほんとたくさんありますね。紙の契約書の場合だと、郵送の手間もかかるので、お互いがスムーズに進めても往復で3~7日はかかります。

でも、クラウドサインを使うとこんな感じになります。

  1. 契約書案の合意
  2. クラウドサインを使って契約をアップロード
  3. 相手方がクラウドサインを使って契約に電子署名をする
  4. クラウドサイン内で契約書データを保管する

かなりのステップが不要となるので、契約書案に合意した後は、早ければ数分で契約を結べます。

また、契約書の送信を受ける側では、クラウドサインのアカウント作成が不要な点も便利です。

めんどうだった事務作業や郵送などの手間が大幅に減ります。

実は印紙税も不要になります!
クラウドサインのサイト内にも書かれていますが、本記事を書いている時点では、電子データは印紙税法の課税文書とならず、印紙税の納付はいらないんです。

事務作業も減って、郵送のやり取りも不要で、さらに印紙税も削減できる、一石三鳥ぐらいのサービスです。

クラウドサインは無料で十分使える!
クラウドサインは、契約書の送信件数が1ヶ月あたり30件までであれば無料で使えます。月の契約件数が30件を超えることって、そんなにないですよね?なので、まずはフリープランで十分かと。

仮に、毎月30件を超えても、月額利用料が10,000円、契約書送信1件あたり50円のスタンダードプランがあります。

契約を結ぶことが多い会社では、手間や印紙税削減などの効果を考えれば、スタンダードプランでも費用対効果はバツグンにあるのではないでしょうか。

電子署名でほんとに契約は有効なの?
クラウドサインのホームページでは、以下のような記述がされています。

「日本の法律では基本的に契約方式は自由ですので、当サービスで契約を結ぶことに問題はありません。ただし、例外的に書面を交付することが要求される契約もありますので、ご心配な場合は、弁護士等にご相談ください。」

加えて、クラウドを使った契約の場合には、仮に契約締結後にデータが改ざんされても検知できる仕組みとなっているようです。

これからは、契約もITのチカラを使って結んでしまうのはいかがでしょうか?

 

コミュニケーションを効率化するためのchatworkのススメ!

取引先などの社外の方とのやり取りって、まだEメールが中心ですか?

Eメールも便利ですが、最近は社内でのやり取りだけでなく、社外の方とのやり取りもチャットワークを採用する企業も増えているようです。

社外の方と「チャット~!?」と思われる方もいるかもしれませんが、かなり便利なツールです。もちろん、社外の方とのコミュニケーションだけでなく、社内でのやり取りでも同様に便利です。

チャットワークってなに?

チャットワークは、ChatWork株式会社が提供するクラウド型のコミュニケーションツールのことです。

メール・電話・会議に代わるビジネスコミュニケーションツールとして、既に100,000社以上に導入されているようです(2016年5月末時点)。

アカウントの取得はすごく簡単

まずはチャットワークのサイトから、メールアドレスを入力すると、チャットワークからメールが送られてきます。

そのメールにあるリンク先をクリックすると、本登録ページにアクセスできます。登録までの時間は、わずか1~2分です。

しかも無料プランで結構使えるのも良い点です。

チャットする相手を登録するのは、LINEやfacebookの友達追加と概ね同じような感覚で、すぐやり取りを開始できます。なお、チャットする相手もチャットワークのアカウントを持っていないとできませんのでご注意ください。

チャットはビジネスで利用するにはどう便利か?

ビジネスにおけるやり取りにおいて、メールからチャットに置き換えた場合、社内、社外のやり取りに必要な手間暇が大きく減ります。

メールだとこんな感じで時間がかかっていませんか?

  1. タイトルを入力する
  2. 「○○様 いつもお世話になっております。」から始める
  3. やっと内容本文を書きだす
  4. タイトルや本文の入力内容を確認する
  5. 最後に宛先を入力する(誤送信を避けるため筆者は最後にしています)
  6. 再度、宛先に誤りがないかを確認して、やっと送信する

チャットを使うとこんな感じに楽チンになります。

  1. チャットしたい相手を選択する
  2. いきなり本文を入力して「送信」ボタンを押す

1通あたりは少しの時間の違いかもしれませんが、メールなどは1日に何度も使うツールのため、積上げると大きな差になります。

経営環境変化の激しい昨今においては、会社の意思決定や従業員の行動をどんどんスピードアップさせていく必要がありますが、それに一役買うツールではないかと思います。

その他のチャットワークの良いところ

チャットワークには、前述した以外にも色々便利な点があります。

  1. 1対1だけのやり取りだけでなく、グループというものを作って複数の関係者でチャットができる
  2. チャットだけでなく、音声通話、ビデオ通話ができる
  3. ファイルなども手軽に共有することができて便利である
  4. 相手がオンラインかどうかわからないので気楽に使える
  5. メッセージが既読かわからないので気楽に使える
  6. ソフトウェアのインストールが不要で、Webブラウザだけで使える

ビジネスで使う上では、意外と4や5なども重要ではと思います。

「相手がオンラインかどうか」、「相手のメッセージを自分が読んだかどうか」が、相手に分かるとなると、やはりプレッシャーを感じてしまいますからね。

 

Squareって何がすごいの?

Squareについては、別の記事「超簡単!squareでクレジットカード決済を代金回収方法に!」でも一部記載したが、たくさんの優れた点がある。
優れている点
早ければ即日で利用可能
言うまでもなく、自社でクレジットカード決済の機能を持ちたい、と考えた際の導入までが非常に簡単でスピーディーという点がまず挙げられる。

Squareリーダーがあれば即日で利用可能というのは驚きである。

手数料体系が分かり易く低い
費用はクレジットカードの決済額に対して3.25%(カード情報を手入力した場合は3.75%)が発生するのみで、初期導入手数料、月間固定手数料、銀行振込手数料などはかからないシンプルな価格設定となっている。

また、手数料率3.25%というのは、業種次第ではあるが、クレジットカードの加盟店の手数料率と違わないか、低いといった水準と考えられる。

資金繰りにも超優良
さすがに現金回収にはかなわないが、それと大きく違わない早さで資金化される点は非常に優れていると考えられる。

特に、個人、法人を問わず、事業者にとって資金繰りの心配は頭の中に常にあると考えられるが、Squareは入金サイクルが早く、会社の資金繰りにとっても良いサービスとなっている。

みずほ銀行または三井住友銀行の口座をSquareからの入金口座として設定している場合には、なんと翌営業日、その以外の金融機関の口座を設定している場合でも、毎金曜日に振込まれる仕組みとなっている。

なお、資金繰りに困ったからと言って、自分が持っているカード枠を資金化する行為は禁止されているのでくれぐれもご注意を(例えば、自分のクレジットカードを用いてSquareで100万円を決済し、手数料を控除した約97万円を資金化する行為)。

Squareリーダーが小さく、持ち運びが非常に簡単
良い意味での驚きを含めてであるが、「こんな」小さな端末でクレジットカードが使えるというのは、実際に自分で使って決済をしてみたものの、なぜかまだ信じられない感覚を与えてくれる。
Squareリーダーが定価4,980円と安い
初期投資は定価4,980円(+自分のスマホ)から始められるため、ものは試しという感じで気軽に始めることができる。

クラウドサービスに限らず、世の中の商品やサービスは使ってみないと分からないことも多いので、「良さそうなので、まずは試してみる」ということができる価格である。

また、SquareリーダーはAmazon、ビッグカメラやソフマップなどで販売されているため、欲しい時にすぐ入手できる点も嬉しい。

POSレジ機能もある
Squareは単にクレジットカードを使う機能だけでなく、POSレジ機能も備えている。

これまでは「現金を管理するだけのレジ」を使っていた経営者にとっては、商品別の売上高を管理して、PDCAを回すために必要な情報収集が可能となる。

クラウド会計と連携できる
クラウド会計と連携しており、売上データをクラウド会計に流すことで自動的に仕訳を切ることができる。

レジで会計するだけで帳簿ができていく感覚なので、言うまでもなく非常に便利です。

もちろん万能の商品なんてないので、Squareでも留意すべき点はある。

使う場面や状況を考えて、気になる点を補えるほどのメリットがあれば使えばよいし、メリットがさほど大きくなければ他のサービスを利用すべきである。

Squareの留意すべき点は別の記事にて記載するので、そちらをご覧頂きたい。