現金ゼロのキャッシュレス経営

当社は小口現金がないという意味で「キャッシュレス経営」をしています。

小口現金を管理するのに手間がかかるなぁと感じたことはないですか?

あると便利な小口現金だが、その一方で小口現金を管理するために、実は管理に多く時間がかかっています。

そこで、当社では会計ソフトをクラウド会計に切り替えたのを機に、社内にある小口現金を思い切ってゼロにしてみました。

キャッシュレス化をしてから1年ほど経過しますが、特に小口現金がなくて大きく困ったことは起こっていません。

キャッシュレスで何が変わる?

小口現金をゼロにしてみると、具体的には以下のような効果がありました。

従業員が現金管理するための時間が減った

小口現金がある会社では、現金管理担当者が定期的に現金をカウントして、別途紙やExcelで管理している残高との一致を確認することが一般的です。

その際に、例えば100円の違算を解消するために1~2時間を費やすようなケースもたまにあったりします。

このように、担当者が真面目であればあるほど管理に時間をかけてしまいがちなのが小口現金の管理業務です。

なぜ、時間がかかるのかというと、そこに管理すべき現金があるからです。

したがって、管理すべき現金自体をなくすことで管理するための時間を減らすことができます。

小口現金ゼロ+クラウド会計で帳簿をつける手間が圧倒的に減った

例えば、現金で何かを購入した場合には、①受取ったレシートから現金出納帳を作成し、②現金出納帳から会計ソフトに入力する、③その上で入力チェックを行う、というような手順で帳簿を付けることになります。

つまり手で数値や摘要欄を入力し、その後に入力チェックと修正を行うことで、どんどん時間を無駄に使ってしまう業務になります。

このような手間のかかる現金取引をクレジットカードや電子マネーでの決済に切り替えた上で、クレジットカードや電子マネーの口座とクラウド会計を連携させるとほぼ自動で仕訳が作成されていくので、作業時間が圧倒的に減ります。

事務用品を始め計画的な発注により業務が効率化された

皆さんの会社では、担当者が小口現金を使って、事務用品や備品を小まめに買い足していませんか?

1回あたりの時間は短くても、日々の時間を積上げると実は相当な時間になっている会社が多くあります。

小口現金をなくすと、小まめな買い足しができなくなり、計画的に物品を発注することに意識が向かうことになります。

当社では、簡単な発注リストを作り、毎週金曜日に少なくなった在庫をチェックし、発注するというルールにすることで発注の自動化と事務員の業務効率という改善ができました。

いつでも物を買えてしまう便利な小口現金ですが、実は従業員が計画的に行動できない(しなくてもよい)要因の一つになっているかもしれませんので、一度チェックしてみてください。

現金を管理する担当者と責任者の負担が減った

経営者であれば、現金の紛失や盗難などは少なからず気にしているポイントです。

また、そのような背景から、現金管理担当者が過敏となり、少額の違算究明に時間をかけてしまうという事が起こり得ます。

このため、そもそも小口現金をなくしてしまえば、そもそも紛失や盗難のリスクを減らせるため、このような精神的な負担も減ることになります。

小口現金がなくなることによる効果は上記の通りですが、では、具体的に小口現金を減らしていくためにはどのようにしたらいいのか?、また実際に小口現金をゼロにした際に困ることはないのか?、このような点については、またの機会に書いていきます。