手書きの現金出納帳は絶対にやめましょう

手書きの現金出納帳を記入している会社さんは結構いらっしゃいます。なぜか理由を聞いてみると、「前からそうしているから」という答えが多いです。

あなたは、現金出納帳は手書きでつけないといけないと思っていないですか?

実は、現金出納帳は手書きでつける必要は全くありません。

今回はそんなお話をしていきます。

現金自体を減らして現金出納帳をなくしてしまう

現金の出入りが少ない場合は、わざわざ現金出納帳を準備する必要はありません。

以下のような場合は、現金出納帳を作成するまでもなく、会計ソフトに直接入力しても十分に現金の動きを把握することができます。

  • 売上代金や仕入代金の決済は全て預金を使っている。
  • 消耗品は楽天やAMAZONなどECサイトで購入している。
  • コンビニなどでは電子マネーを使っている。

これ、効率化の観点からも、現金管理の観点からも大正解です。こうすることで現金の動きが少なくなって、現金出納帳がなくても十分に管理できるからです。

このように決済手段を現金から、ネットバンキングやクレジットカード、電子マネーにシフトさせ、管理すべき現金自体を減らしていくキャッシュレス化を進めることで、現金出納帳を作成しないのが一番ラクです。

まずは、キャッシュレス化によって現金を減らすことができないか、検討してみてください。

エクセルで現金出納帳をつける

キャッシュレス化が難しかったり、どうしても現金の動きを減らすことができない場合は、やはり現金出納帳を作成しないといけないでしょう。

では、手書きの現金出納帳が必要になるのか、といえば、答えはNOです。

このような場合は、エクセルで現金出納帳を作成しましょう。

クラウド会計を使用している場合は、現金出納帳のフォーマットが準備されており、ダウンロード可能です。

例えばMFクラウド会計の場合、「入力・仕訳」−「ファイルの入出力」−「現金出納帳、又はその他帳簿」よりダウンロードできます。

この現金出納帳で入力し、エクセルの現金出納帳を会計ソフトにアップロードすれば、自動的に仕訳ができますので、エクセルの現金出納帳をみながら、一つずつ会計ソフトに入力する必要はありません。

現金出納帳で気をつけるべき2つのポイント

実際の現金残高とエクセルの現金出納帳残高を必ず一致させる

現金出納帳は実際の現金の入出金を表す表です。

現金出納帳の残高が実際の現金残高と一致していないケースがたまにあります。これだと、何のために出納帳をつけているのかわかりません。

現金出納帳には毎日の残高欄がありますので、必ず実際の現金残高とエクセルの現金出納帳の一致を確認するようにしましょう。

毎日確認するのが理想ですが、少なくとも2、3日に一度は確認するようにしましょう。

現金出納帳の残高がマイナスになっていないか確認する。

現金出納帳は上記の通り、実際の現金勘定の動きと一致させます。

したがって、現金出納帳の残高がマイナスになることは理論上ありえません。

しかし、現金出納帳の作成が正確にできていなかったり、現金残高とエクセルの現金出納帳の一致を定期的に確かめていなかったりすると、なぜか(多くの場合、入力間違いか入力漏れですが・・・)現金出納帳上の現金残高がマイナスになることがあります。

現金出納帳の残高がマイナスになっているとどのような不都合が起こるのでしょうか?

いくつか考えられますが、例えば、現金残高がマイナスになっていると税務調査が入った場合に、そもそもその現金出納帳の正確性を疑われ、追徴課税されてしまう可能性に繋がったりします。

現金出納帳の残高がマイナスになるような、適当な記帳をしているのであれば、他の帳簿もおそらく適当につけているのだろうという判断をしてくるからです。

なので、現金出納帳を正確につけることは、現金の管理のためであることはもちろんですが、決算の時にバタバタしないため、ひいては税務調査で指摘されないためにも重要です。

手間のかかる現金出納帳ですが、転ばぬ先の杖ということで、きっちりつけていきましょう。

現金出納帳でポイントを押さえて楽をする

このように、現金出納帳は手書きをやめて、会計ソフトやエクセルを使って効率的に処理をしていきます。

慣れるまではなかなかうまく現金出納帳の管理ができないかもしれません。しかし、最近は便利な会計ソフトができており、特にクラウド会計は現金や預金の管理が従来の会計ソフトに比べると、かなり楽になります。

当社では、スモールビジネス向けにクラウド会計を駆使した経理・労務のサポートを行なっていますので、もし現金出納帳を効率的に作る方法やクラウド会計の使い方、操作方法などでよくわからないことがあれば、一度こちらもご覧ください。

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