顧問先とのコミュニケーションの効率化するチャットワークの使い方

会計事務所にとって顧問先とのコミュニケーションは、業務を行う上でも、顧問先との信頼関係を構築する上でも非常に重要です。

私たちも少し前までは、顧問先とのコミュニケーションはEメールを使ってなるべく早く正確にやりとりをするように心がけていました。

しかし、チャットワークというチャットツールに出会ってから、私たちの顧問先とのコミュニケーションは、スピードも正確性も高めることができるようになりました。

今回は、会計事務所が顧問先とのコミュニケーションにチャットワークを使うとどうなるかについて書いてみたいと思います。

チャットワークってなに?

チャットワークは、ChatWork株式会社が提供するクラウド型のビジネスチャットツールです。

メール・電話・会議に代わるビジネスコミュニケーションツールとして、既に10万社以上に導入されています(2016年5月末時点)。

サイバーエージェントやグリーなどの大手から中小企業まで幅広い会社で使われており、信頼性は非常に高いツールとなっています。

チャットというと、LINEが有名で幅広く使われていますが、チャットワークはLINEのビジネス版のようなイメージを持っていただくとよいかと思います。

チャットはビジネスで利用するにはどう便利か?

なぜEメールでも顧問先とコミュニケーション取れているのにチャットワークを使ったほうがいいのか?という疑問が生じると思います。

Eメールの問題点を中心にチャットワークなら解決するというポイントを中心に解説していきたいと思います。

Eメールでは、宛先、CC、BCCを入力しないといけない

Eメールでは、新規メールを作成する際に、その都度宛先やCC、 BCCを指定する必要があります。

メール送信する都度、毎回宛先やCCを登録することで、本来は送信しないといけない担当者に送信漏れが発生したり、誤って送信者を指定することで、メール事故が発生したりします。

チャットワークを使えば、チャットワーク上でグループチャットを設定できるため、送信の都度宛先やCCを設定しなくても、グループチャット全員にメッセージ送信することができます。

これによって、Eメールの送信ミスを大きく減らすことができます。

Eメールでは、大量の迷惑メールで重要なメールを見逃してしまう

最近特にですが、迷惑メールが多くなっており、重要なメールがメールボックスに埋もれてしまうことがよくあります。

こうなると、せっかくメールを送信しても、読まれずに放置されるということがよく起こってしまいます。

チャットワークでは、承認したメンバーしかアクセスできないため、迷惑メールが届くことはありませんので、不要なメッセージで重要なメッセージが埋もれてしまうということは起こらなくなります。

Eメールでは、過去のやり取りをさかのぼるのが困難

メールボックスをきっちり整理していても、過去のメール履歴を遡ることが非常に手間がかかります。

特に、会計事務所の場合、多くの顧問先や担当者とやりとりをする中で、色々なメールが並んでおり、前にやりとりしたメールを探すのが大変です。

チャットワークでは、グループチャットごとにチャットログを容易にさかのぼることができるため、前回のやりとりにすぐアクセスすることができます。

Eメールでは、誤送信してしまったメールは取り戻せない

たくさんの顧問先を抱えて、一日何通もメールを送信していると、中にはメールを間違えて送信したり、間違った内容で送信してしまうこともあります(あってはいけないことですが・・・)。

しかし、Eメールは一度送信ボタンを押すと、メールは送信先に届いてしまうため、基本的にメール送信後に取り消したり、修正することができません。

この点、チャットワークでは、チャット送信後でも、メッセージの削除や修正が簡単にできるため、いざという時に便利です。

Eメールでは、メールの文章は暗号化されていないため情報漏洩が心配

Eメールでは、文章や添付ファイルが暗号化されていないケースがあり、情報漏洩の不安があります。

しかし、チャットワークでは、送信するメッセージや添付ファイルが全て暗号化されており、情報漏洩リスクを大幅に軽減することができます。

その他のチャットワークの良いところ

その他にもチャットワークには、色々便利な点があります。

  1. チャットだけでなく、音声通話、ビデオ通話ができる
  2. ファイルなども手軽に共有することができて便利である
  3. 相手がオンラインかどうかわからないので気楽に使える
  4. メッセージが既読かわからないので気楽に使える
  5. ソフトウェアのインストールが不要で、Webブラウザだけで使える

ビジネスで使う上では、意外と3や4なども重要ではと思います。

「相手がオンラインかどうか」、「相手のメッセージを自分が読んだかどうか」が、相手に分かるとなると、どことなくプレッシャーを感じてしまいます。

このように、チャットワークはビジネス上でメッセージやファイルをやりとりすることに特化したチャットツールですので、顧問先とのコミュニケーションのスピードと正確性、効率性を高めたいという方はぜひご検討ください。

チャットワークへの新規登録方法

まずは、チャットワークのwebサイトにアクセスして、チャットワークIDを登録します。

チャットワークのwebサイト

ここをクリックすると、チャットワークの webサイトにアクセスできます。

この画面で真ん中にあるボックスにチャットワークを利用する方のメールアドレスを入力し、新規登録ボタンをクリックします。

すると、以下のような画面に移ります。

この画面の真ん中に書いてあるように、登録したメールアドレスに「【チャットワーク】アカウント発行手続きのご案内」という件名のメールが送られています。

このメールの「アカウント登録」ボタンをクリックすると、以下のような新規登録画面に移ります。

ここで、登録したメールアドレスが正しいことを確認した上で、会社名(個人の場合は屋号)、お名前、パスワードを入力し、チェックマークをつけて、「同意して始める」ボタンをクリックします。

これで、チャットワークへの登録が完了です。

簡単に登録できますので、ぜひチャットワークをお試しください。