クラウド会計を導入する時に勘定科目の設定を見直すべき理由

クラウド会計を導入する前から、経理をする上で

「勘定科目を細かく分けること」は「無駄を増やすこと」

と常々お客さんに言っていました。

クラウド会計は銀行口座・クレジットカードとの連携や自動仕訳などを使って経理業務を効率化するためのツールです。

そのため、経理のポリシーとして、「いかにシンプルに設計するか」がポイントとなります。

そこで本記事は、クラウド会計を使いこなす上での勘定科目の設定について書いていきます。

勘定科目は細かく設定しないのが原則

クラウド会計だけでなく、一般的に帳簿を付ける際に言えることですが、勘定科目の設定を細かく分けないことが経理を楽にするポイントとなります。

とは言っても、請求書や領収書などを一枚ずつみていると、勘定科目を細かく分けたくなる気持ちはよくわかります。

例えば、

  • 消耗品費と事務用品費と備品費
  • 通勤手当と旅費交通費
  • 保守費と修繕費
  • 運賃と荷造費
  • 図書費と新聞購読料

を分けているようなケースです。

このように費用科目が細かく分かれている会社は要注意です。

以下のように具体的な目的があって勘定科目を分けているケースはOKです。

「うちは修繕費が結構かさむので、保守費と修繕費の額を毎月把握して、削減策を考えていきたい」

「うちは営業人員の出張や移動が多いから、通勤定期代とそれ以外の交通費をしっかり把握して削減意識を持たせるために、通勤手当と旅費交通費を分けて把握したい」

でも、以下のようになんとなく勘定科目を分けている場合は設定を見直した方がいいかもしれません。

「そんなもんだと思っていた」

「前任の担当者から引き継いだまま」

「顧問の会計事務所からそう言われている」

勘定科目を細かく分けている会社に限って、たくさん勘定科目があるのに、意外と「雑費」勘定の金額が膨らんでいるケースが多いです。

実は、しっかりと管理しようと勘定科目を細かく分けていくと、そのうち当てはまらないものが出てきて、「これ以上勘定科目を増やすのはムリだ!」となり、既存の勘定科目に設定されていないものは「雑費」として処理してしまいます。

そして、どんどん細かく分けて増やした勘定科目には年間で80万円ぐらいしか計上していないのに、「雑費」はその10倍の年間800万円に膨らんでしまっているというように、何を管理したかったのかよくわからない本末転倒な結果になっている会社をよく見かけます。

つまり、勘定科目を細かく分ければ分けるほど、手間がかかる割に管理レベルが下がるのです。

経営管理のために把握したい情報から勘定科目を設定する

勘定科目の設定は、会社のマネジメントポリシーから導かれるべきものです。

具体的には、

  1. 会社の経営管理上、管理すべきポイントを洗い出す。
  2. その管理したいものに対して勘定科目を個別に設定する。

というステップが重要になります。次のようなイメージですね。

  • 機械の修繕が定期的に発生するような会社であれば、「修繕費」勘定を設定する
  • 広告のコントロールが重要な会社であれば、「広告宣伝費」勘定を設定する
  • アルバイトが多い会社であれば、「雑給」勘定を設定する

「2:8の法則」ってよく言われますが、帳簿の管理においても、2割の金額まで詳細に管理するのではなく、重要な8割の金額をしっかりと管理する体制を作ってみませんか?

もちろん100%を管理して、しっかりと業績(利益)につなげていくための方策を打つことができれば理想かもしれませんが、そんなことはできません。

というか、詳細な2割を管理して、そこをてこ入れするよりももっとやるべきことがあると思います。

まずは、「自社にとって管理するものは何か」、「その情報を把握するために、どのように帳簿を付けるのか」を顧問会計事務所に相談してみるのも一案です。

同じコスト、同じ手間で帳簿を付けるのであれば、少しでも経営に活かせるように明確に意識しましょう。

管理したい重要な勘定科目をしっかりと認識し、使用する勘定科目を減らすだけで帳簿をつける効率は上がります。

使用する勘定科目の設定数を減らす、②毎月数値をおいかける重要な勘定科目を設定する
たったこの2つのことですが、経理が経営に活かせる部分はあるのではないでしょうか?

なお、MFクラウド会計で勘定科目をきっちり設定したいという方には、以下の記事が参考になります。

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(貸借対照表−流動資産)

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(貸借対照表−固定資産)

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(貸借対照表−負債・純資産)

参考記事:【MFクラウド会計の使い方】勘定科目の設定と留意点(損益計算書)